Как выбрать аутсорсинговую компанию
После первоначального отсева у руководителя обычно есть на руках несколько коммерческих предложений, из которых нужно выбрать. На вид они могут быть более или менее одинаковыми, поэтому выбрать сложно. Особенно если аутсорсинг раньше не практиковали и попросту не знают, какие параметры важны на практике. Я часто веду переговоры с руководителями на этом этапе, поэтому поделюсь с вами, на что нужно обратить внимание и почему это важно. В коммерческом предложении этого может не быть, поэтому расспросите об этих моментах кандидата при личной встрече.
Место в рейтингах. Один из самых известных — рэнкинг крупнейших компаний и групп в области аутсорсинга учетных функций от RAEX. Место в рейтинге значит, что у компании достаточный объем клиентов и специалистов, она стабильно работает, никуда не пропадет и выполнит свои обязательства.
Специализация и опыт в узких нишах. Это тем более важно, если у вас есть нетиповые задачи. Например, сельское хозяйство, ювелирка, НКО. Нужно, чтобы специалисты уже имели в этом опыт, а не изучали новое для себя с приходом нового клиента. На встречах с потенциальными клиентами мы всегда обозначаем, что у нас есть нужные компетенции и готовы предоставить рекомендательные письма от других клиентов. Можно запросить референс-колл, чтобы лично поговорить с клиентами аутсорсера.
Ресурсы для бесперебойной работы и готовность к масштабированию вашего бизнеса. Расспросите, как формируются команды, как решается вопрос с взаимозаменяемостью сотрудников и что может предпринять провайдер, если вы пойдете в рост и объем работы увеличится. Также обратите внимание где будет размещена ваша база 1С. Сервер провайдера может сломаться, поэтому лучше если это будет дата-центр.
Политика конфиденциальности. Он есть не у всех, либо есть, но на словах. Поэтому попросите рассказать, как построена работа с конфиденциальными данными клиентов. Например, у нас к конкретному клиенту имеют доступ только сотрудники назначенной команды, информация направляется только авторизованному списку контактов со стороны клиента.
Полис страхования профессиональной ответственности. С таким полисом компания возместит вам штрафы, если сама накосячит. Обратите внимание на сумму страхового покрытия, она должна быть сопоставима с объемами вашего бизнеса. У нас это 10 миллионов рублей. Имеет значение и страховая компания, она должна быть стабильная и на слуху.
Состав закрепленной команды. Хорошо, если за вами будет закреплен не только главбух, но и руководитель проекта, куратор, персональный ассистент, расчетчик зарплаты, казначей, бухгалтер на первичке если вы запрашивали аутсорсинг под ключ.
Ценообразование и состав услуг. Что именно входит в озвученную стоимость и какие есть ограничения? Как будет меняться цена в зависимости от увеличения документооборота, численности, выручки? Есть ли перерасчет стоимости и при каких условиях? Входит ли в цену консультирование, разбор налоговых и бухгалтерских вопросов и если не входит то сколько будет стоить? У нас фиксированный тариф, куда все это входит — так вам будет проще спланировать бюджет.
Рутинные процессы. Как они организованы: обмен документов, подготовка платежек, коммуникации, ответы на запросы.
Вся это поможет вам составить более полную картину и корректно сравнить разные КП, если в них примерно одинаковая цена. Когда все это выясните, запросите шаблон договора и попросите своих юристов проанализировать, подразумевает ли договор все, что вам обещали на словах.
Надеюсь, эта информация вам поможет. Пишите в комментариях, какие еще критерии для вас важны при выборе аутсорсера.
#прокачка
После первоначального отсева у руководителя обычно есть на руках несколько коммерческих предложений, из которых нужно выбрать. На вид они могут быть более или менее одинаковыми, поэтому выбрать сложно. Особенно если аутсорсинг раньше не практиковали и попросту не знают, какие параметры важны на практике. Я часто веду переговоры с руководителями на этом этапе, поэтому поделюсь с вами, на что нужно обратить внимание и почему это важно. В коммерческом предложении этого может не быть, поэтому расспросите об этих моментах кандидата при личной встрече.
Место в рейтингах. Один из самых известных — рэнкинг крупнейших компаний и групп в области аутсорсинга учетных функций от RAEX. Место в рейтинге значит, что у компании достаточный объем клиентов и специалистов, она стабильно работает, никуда не пропадет и выполнит свои обязательства.
Специализация и опыт в узких нишах. Это тем более важно, если у вас есть нетиповые задачи. Например, сельское хозяйство, ювелирка, НКО. Нужно, чтобы специалисты уже имели в этом опыт, а не изучали новое для себя с приходом нового клиента. На встречах с потенциальными клиентами мы всегда обозначаем, что у нас есть нужные компетенции и готовы предоставить рекомендательные письма от других клиентов. Можно запросить референс-колл, чтобы лично поговорить с клиентами аутсорсера.
Ресурсы для бесперебойной работы и готовность к масштабированию вашего бизнеса. Расспросите, как формируются команды, как решается вопрос с взаимозаменяемостью сотрудников и что может предпринять провайдер, если вы пойдете в рост и объем работы увеличится. Также обратите внимание где будет размещена ваша база 1С. Сервер провайдера может сломаться, поэтому лучше если это будет дата-центр.
Политика конфиденциальности. Он есть не у всех, либо есть, но на словах. Поэтому попросите рассказать, как построена работа с конфиденциальными данными клиентов. Например, у нас к конкретному клиенту имеют доступ только сотрудники назначенной команды, информация направляется только авторизованному списку контактов со стороны клиента.
Полис страхования профессиональной ответственности. С таким полисом компания возместит вам штрафы, если сама накосячит. Обратите внимание на сумму страхового покрытия, она должна быть сопоставима с объемами вашего бизнеса. У нас это 10 миллионов рублей. Имеет значение и страховая компания, она должна быть стабильная и на слуху.
Состав закрепленной команды. Хорошо, если за вами будет закреплен не только главбух, но и руководитель проекта, куратор, персональный ассистент, расчетчик зарплаты, казначей, бухгалтер на первичке если вы запрашивали аутсорсинг под ключ.
Ценообразование и состав услуг. Что именно входит в озвученную стоимость и какие есть ограничения? Как будет меняться цена в зависимости от увеличения документооборота, численности, выручки? Есть ли перерасчет стоимости и при каких условиях? Входит ли в цену консультирование, разбор налоговых и бухгалтерских вопросов и если не входит то сколько будет стоить? У нас фиксированный тариф, куда все это входит — так вам будет проще спланировать бюджет.
Рутинные процессы. Как они организованы: обмен документов, подготовка платежек, коммуникации, ответы на запросы.
Вся это поможет вам составить более полную картину и корректно сравнить разные КП, если в них примерно одинаковая цена. Когда все это выясните, запросите шаблон договора и попросите своих юристов проанализировать, подразумевает ли договор все, что вам обещали на словах.
Надеюсь, эта информация вам поможет. Пишите в комментариях, какие еще критерии для вас важны при выборе аутсорсера.
#прокачка
Как не надо менять ERP-систему
Вы конечно знаете, что в прошлом году в связи с известными событиями SAP ушел с российского рынка. Многим тогда пришлось экстренно переходить на другие ERP-системы. Сегодня расскажу историю одного такого перехода, когда неграмотно поставленный процесс привел к тому, что в бухгалтерии все посыпалось, а учет пришлось восстанавливать.
Наш клиент, который тогда еще клиентом не был, имеет розничную обувную сеть, которая на тот момент насчитывала более 30 магазинов. Когда пришлось экстренно менять SAP на 1С, заключили договор с подрядчиком, а со своей стороны заниматься этим вопросом поручили штатной бухгалтерии во главе с главбухом. Первое полугодие 2022 года планировали вести учет еще в SAP, а с 1 июля уже в 1С.
Бухгалтерия должна была:
✔️ Внести корректные настройки в 1С: учетная политика, справочники, статьи затрат и прочее.
✔️ Сверить данные по остаткам и выгруженные данные, сообщить подрядчику чего не хватает и после корректировок заново провести сверку.
✔️ Сформировать отчётность за 1 полугодие 2022 года и сверить ее с отчетностью, которую сдавали из SAP.
При этом основная текущая работа бухгалтерии никуда не делась и сотрудники не могли полностью погрузиться в проект. В итоге все стали зашиваться, и процесс вышел из под контроля. Бухгалтерия постоянно переносила сроки закрытия периодов и каждый раз обещала, что вот-вот все заработает. Бухгалтеры, привыкшие работать в SAP, не до конца разобрались в новой системе, поэтому делали ошибки и потом вынуждены были многое корректировать вручную.
Из-за того, что не было строгого контроля по всем этапам постоянно всплывали проблемы. Например, в какой-то момент кассовое оборудование в магазинах отключили от старого ПО, а на новое не переключили и часть данных по розничным продажам не прошла ни по одной системе.
Из-за этого хаоса собственник бизнеса полгода не мог получить никаких оперативных учетных данных. В начале 2023 года, когда клиент пришел к нам, ситуация была совсем плачевная: переходные работы не завершены, год не закрыт, многие операции в системе не отражены. Главный бухгалтер написал заявление на увольнение и отказался передавать дела. Нам нужно было полностью восстанавливать учет за 2022 год, причем срочно, потому что на носу годовая отчетность и обязательный аудит.
Мы оперативно создали проектную команду, за 2 месяца работы восстановили учет за 2022 год, сдали всю отчетность уже из 1С, а сейчас проходим аудит.
Главные ошибки, которые привели к такой катастрофической ситуации у клиента:
1. Не создали отдельную проектную команду, и переходом занимались сотрудники, которые и так загружены текущей работой.
2. Главный бухгалтер копил проблемы и не сообщал о них руководству. Ситуация с каждым месяцем усугублялась а период, который требовал восстановления учета, становился все длиннее. Если бы главбух раньше донес до руководства, что своими силами уже не справиться, можно было решить проблему сразу и с меньшими потерями.
Этот случай не единственный в нашей практике, поэтому мы настоятельно рекомендуем для таких переходов с систему на систему создавать отдельную проектную группу из числа своих и/или привлеченных специалистов. Особенно если переход в середине года. Между делом вперемежку с основной работой такие дела не делаются, иначе вы рискуете погрязнуть в хаосе и в вечном восстановлении учета.
#прокачка
Вы конечно знаете, что в прошлом году в связи с известными событиями SAP ушел с российского рынка. Многим тогда пришлось экстренно переходить на другие ERP-системы. Сегодня расскажу историю одного такого перехода, когда неграмотно поставленный процесс привел к тому, что в бухгалтерии все посыпалось, а учет пришлось восстанавливать.
Наш клиент, который тогда еще клиентом не был, имеет розничную обувную сеть, которая на тот момент насчитывала более 30 магазинов. Когда пришлось экстренно менять SAP на 1С, заключили договор с подрядчиком, а со своей стороны заниматься этим вопросом поручили штатной бухгалтерии во главе с главбухом. Первое полугодие 2022 года планировали вести учет еще в SAP, а с 1 июля уже в 1С.
Бухгалтерия должна была:
✔️ Внести корректные настройки в 1С: учетная политика, справочники, статьи затрат и прочее.
✔️ Сверить данные по остаткам и выгруженные данные, сообщить подрядчику чего не хватает и после корректировок заново провести сверку.
✔️ Сформировать отчётность за 1 полугодие 2022 года и сверить ее с отчетностью, которую сдавали из SAP.
При этом основная текущая работа бухгалтерии никуда не делась и сотрудники не могли полностью погрузиться в проект. В итоге все стали зашиваться, и процесс вышел из под контроля. Бухгалтерия постоянно переносила сроки закрытия периодов и каждый раз обещала, что вот-вот все заработает. Бухгалтеры, привыкшие работать в SAP, не до конца разобрались в новой системе, поэтому делали ошибки и потом вынуждены были многое корректировать вручную.
Из-за того, что не было строгого контроля по всем этапам постоянно всплывали проблемы. Например, в какой-то момент кассовое оборудование в магазинах отключили от старого ПО, а на новое не переключили и часть данных по розничным продажам не прошла ни по одной системе.
Из-за этого хаоса собственник бизнеса полгода не мог получить никаких оперативных учетных данных. В начале 2023 года, когда клиент пришел к нам, ситуация была совсем плачевная: переходные работы не завершены, год не закрыт, многие операции в системе не отражены. Главный бухгалтер написал заявление на увольнение и отказался передавать дела. Нам нужно было полностью восстанавливать учет за 2022 год, причем срочно, потому что на носу годовая отчетность и обязательный аудит.
Мы оперативно создали проектную команду, за 2 месяца работы восстановили учет за 2022 год, сдали всю отчетность уже из 1С, а сейчас проходим аудит.
Главные ошибки, которые привели к такой катастрофической ситуации у клиента:
1. Не создали отдельную проектную команду, и переходом занимались сотрудники, которые и так загружены текущей работой.
2. Главный бухгалтер копил проблемы и не сообщал о них руководству. Ситуация с каждым месяцем усугублялась а период, который требовал восстановления учета, становился все длиннее. Если бы главбух раньше донес до руководства, что своими силами уже не справиться, можно было решить проблему сразу и с меньшими потерями.
Этот случай не единственный в нашей практике, поэтому мы настоятельно рекомендуем для таких переходов с систему на систему создавать отдельную проектную группу из числа своих и/или привлеченных специалистов. Особенно если переход в середине года. Между делом вперемежку с основной работой такие дела не делаются, иначе вы рискуете погрязнуть в хаосе и в вечном восстановлении учета.
#прокачка
Почему бухгалтерия зашивается?
В одном из прошлых постов обещала поделиться своими наблюдениями на этот счет Сразу скажу, у всех может быть по-разному, но может где-то вы узнаете себя и что-то скорректируете.
❌ Нет регламентов или они не работают. О нашей любви к регламентам я писала уже не раз. Когда каждый сотрудник компании четко знает, когда и какой документ он должен принести в бухгалтерию, и когда на уровне руководства за этими сроками строго следят — сводятся к минимуму ситуации, когда к концу периода нужно ходить выяснять, трясти документы, спешно проводить или перепроводить их, вносить правки в уже закрытые периоды. На практике же бухгалтерию часто ставят на последнее место, куда в последний момент сливается вся неразбериха.
Чтобы такого не было, у крупных клиентов мы в обязательном порядке внедряем график закрытия месяца с четкими сроками и исполнителями. В процессе участвует большое количество подразделений, а с таким графиком каждый понимает что и в какие сроки от него ждут.
❌ Нет четких инструкций по заполнению документов. Как итог — бухгалтера постоянно возвращают документы на переделку. Тут обязательного реквизита нет, тут цифры не сходятся, здесь факсимиле вместо живой подписи. Вместо того чтобы каждый раз тратить время, сделайте подробные инструкции с образцами. За несоблюдение — минус в KPI.
❌ Неумение делегировать. Такая проблема бывает у главбухов, которые считают, что кроме них никто не справится и все надо тащить самому. В нашей практике был случай, когда главбух так боялся штрафов и ошибок, что сам составлял отчеты по товарообороту и не мог доверить их ни одному другому сотруднику.
Подбирать толковых сотрудников и обучать их самостоятельной качественной работе — такой же нужный навык, как знать Налоговый кодекс и ФСБУ.
❌ Нет автоматизации. Требования налоговой — те еще убийцы времени, если у вас нет электронного архива. Но и в бумажном бывает такой бардак, что только лишь наведя порядок уже можно сэкономить кучу времени в будущем.
Многие рутинные операции тоже можно автоматизировать. Например, разнесение банковских операций и документов реализации. Еще один случай из практики — у менеджеров есть оперативная система, где они формируют документы реализации, а бухгалтера потом руками все вбивают у себя. Если интегрировать системы и наладить обмен данными, уйма ручного труда уйдет.
❌ Пережитки прошлого. Бывает, что в бухгалтерии просто по привычке делают работу, которая никому уже не нужна, потому что прогресс давно шагнул вперед. Например, печатают первичку из ЭДО, хотя ее можно хранить в электронном виде, выписки банка, заполняют всяческие ручные журналы: регистрации доверенностей и прочие.
❌ «Молчание ягнят». Я писала тут историю, когда на бухгалтерию свалили работы по смене ERP, там сначала пытались тянуть все параллельно с текущей работой, о проблемах не говорили, а потом дошло до увольнения главбуха и восстановления учета. Это не единственный случай. Наваливают непрофильную работу — молчим и тащим, проблемы — молчим и тащим, не хватает рук — молчим и тащим. Со стороны руководства другая проблема — я в домике, крутитесь как хотите.
К сожалению, нет волшебной таблетки, которая разом бы избавила от авралов. Есть здравый смысл, анализ ситуации и постоянный диалог с руководством и другими подразделениями. Само точно не рассосется.
Если знаете другие пожиратели времени бухгалтерии, давайте обсудим в комментах.
#прокачка
В одном из прошлых постов обещала поделиться своими наблюдениями на этот счет Сразу скажу, у всех может быть по-разному, но может где-то вы узнаете себя и что-то скорректируете.
❌ Нет регламентов или они не работают. О нашей любви к регламентам я писала уже не раз. Когда каждый сотрудник компании четко знает, когда и какой документ он должен принести в бухгалтерию, и когда на уровне руководства за этими сроками строго следят — сводятся к минимуму ситуации, когда к концу периода нужно ходить выяснять, трясти документы, спешно проводить или перепроводить их, вносить правки в уже закрытые периоды. На практике же бухгалтерию часто ставят на последнее место, куда в последний момент сливается вся неразбериха.
Чтобы такого не было, у крупных клиентов мы в обязательном порядке внедряем график закрытия месяца с четкими сроками и исполнителями. В процессе участвует большое количество подразделений, а с таким графиком каждый понимает что и в какие сроки от него ждут.
❌ Нет четких инструкций по заполнению документов. Как итог — бухгалтера постоянно возвращают документы на переделку. Тут обязательного реквизита нет, тут цифры не сходятся, здесь факсимиле вместо живой подписи. Вместо того чтобы каждый раз тратить время, сделайте подробные инструкции с образцами. За несоблюдение — минус в KPI.
❌ Неумение делегировать. Такая проблема бывает у главбухов, которые считают, что кроме них никто не справится и все надо тащить самому. В нашей практике был случай, когда главбух так боялся штрафов и ошибок, что сам составлял отчеты по товарообороту и не мог доверить их ни одному другому сотруднику.
Подбирать толковых сотрудников и обучать их самостоятельной качественной работе — такой же нужный навык, как знать Налоговый кодекс и ФСБУ.
❌ Нет автоматизации. Требования налоговой — те еще убийцы времени, если у вас нет электронного архива. Но и в бумажном бывает такой бардак, что только лишь наведя порядок уже можно сэкономить кучу времени в будущем.
Многие рутинные операции тоже можно автоматизировать. Например, разнесение банковских операций и документов реализации. Еще один случай из практики — у менеджеров есть оперативная система, где они формируют документы реализации, а бухгалтера потом руками все вбивают у себя. Если интегрировать системы и наладить обмен данными, уйма ручного труда уйдет.
❌ Пережитки прошлого. Бывает, что в бухгалтерии просто по привычке делают работу, которая никому уже не нужна, потому что прогресс давно шагнул вперед. Например, печатают первичку из ЭДО, хотя ее можно хранить в электронном виде, выписки банка, заполняют всяческие ручные журналы: регистрации доверенностей и прочие.
❌ «Молчание ягнят». Я писала тут историю, когда на бухгалтерию свалили работы по смене ERP, там сначала пытались тянуть все параллельно с текущей работой, о проблемах не говорили, а потом дошло до увольнения главбуха и восстановления учета. Это не единственный случай. Наваливают непрофильную работу — молчим и тащим, проблемы — молчим и тащим, не хватает рук — молчим и тащим. Со стороны руководства другая проблема — я в домике, крутитесь как хотите.
К сожалению, нет волшебной таблетки, которая разом бы избавила от авралов. Есть здравый смысл, анализ ситуации и постоянный диалог с руководством и другими подразделениями. Само точно не рассосется.
Если знаете другие пожиратели времени бухгалтерии, давайте обсудим в комментах.
#прокачка
Делюсь наработками по применению Excel
Мы очень любим Excel, активно применяем в работе, и считаем, что он очень недооценен и не используется на полную катушку у бухгалтеров. А между тем, с его помощью можно значительно ускорить работу, улучшить качество и визуализацию результатов.
Наш директор по развитию — настоящий ас и фанат Excel. Она постоянно выдумывает какие-то фишки, которые мы внедряем в клиентских проектах.
У меня есть идея нести эту пользу в массы и делиться здесь нашими наработками и лайфхаками с применением Excel. Этот пост — пробный, чтобы узнать, нужно ли вам это.
Во вложении — подробная инструкция, как сравнить два диапазона данных. Например, вы выгрузили в бухгалтерскую программу данные по реализации из программы «Управление торговли», и вам нужно понять, все ли выгрузилось верно. Ну не крыжить же вручную как в мохнатом веке, правда? Во вложении — подробная инструкция, как это сделать через сводные таблицы в Excel.
Если разобраться и освоить метод, применять это можно и во многих других ситуациях.
Забирайте, пользуйстесь, а если есть вопросы по методике — спрашивайте в комментариях.
#прокачка
👍 Полезно, делитесь дальше
🤔 Не грузите нас
Мы очень любим Excel, активно применяем в работе, и считаем, что он очень недооценен и не используется на полную катушку у бухгалтеров. А между тем, с его помощью можно значительно ускорить работу, улучшить качество и визуализацию результатов.
Наш директор по развитию — настоящий ас и фанат Excel. Она постоянно выдумывает какие-то фишки, которые мы внедряем в клиентских проектах.
У меня есть идея нести эту пользу в массы и делиться здесь нашими наработками и лайфхаками с применением Excel. Этот пост — пробный, чтобы узнать, нужно ли вам это.
Во вложении — подробная инструкция, как сравнить два диапазона данных. Например, вы выгрузили в бухгалтерскую программу данные по реализации из программы «Управление торговли», и вам нужно понять, все ли выгрузилось верно. Ну не крыжить же вручную как в мохнатом веке, правда? Во вложении — подробная инструкция, как это сделать через сводные таблицы в Excel.
Если разобраться и освоить метод, применять это можно и во многих других ситуациях.
Забирайте, пользуйстесь, а если есть вопросы по методике — спрашивайте в комментариях.
#прокачка
👍 Полезно, делитесь дальше
🤔 Не грузите нас