⚡️ Важно для всех, кто покупал товары или услуги за рубежом или делал любые другие выплаты нерезидентам
Вам нужно сдать отчет.
В этом году для многих это сюрприз, поэтому пишу пост на случай, если еще остались незнающие. Осталось два дня, и вы еще успеете подготовить отчет за выходные.
Форму КНД 1151056 раньше сдавали только налоговые агенты, которые выплачивали иностранным организациям доходы и удерживали с них налоги.
С этого года форма отчета изменилась, а круг обязанных его сдавать расширился. И даже если вы просто покупали товары, допустим, в Китае или где угодно за пределами России — должны отчитаться по этой форме, потому что выплачивали доходы нерезидентам. Это касается всех, в том числе ИП и спецрежимников на УСН или ЕСХН.
Отчет называется «Налоговый расчет сумм доходов, выплаченных иностранным организациям, и сумм удержанных налогов», куда с этого года добавили два новых раздела. Что и привело к тому, что отчитываться должны теперь и те, кто раньше никогда этого не делал и знать не знал про этот отчет.
Раздел 4. Сведения о выплаченных иностранным организациям доходов, не подлежащим налогообложению (за исключением продажи товаров).
Раздел 5. Сведения о выплаченных иностранным организациям доходам, от продажи товаров, не подлежащим налогообложению.
Предполагается, что налоговики будут сверять банковскую выписку и все суммы из раздела 3+4+5. Если не сойдется, запросят пояснения.
При этом, если раздел 5 по товарам заполняется просто одной суммой за период (ее потом смогут проверить по ГТД и заявлениям на ввоз), то в разделе 4 нужно указать контрагента, код дохода и основание для освобождения от налога.
Когда и по какой форме отчитаться?
По итогам 2023 года — уже до 25 марта 2024 года. Если не знали — поторопитесь, еще успеваете.
Форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 26.09.2023 № ЕД-7-3/675@.
Квартальные налоговые расчеты предоставляются не позднее 25 календарных дней со дня окончания соответствующего отчетного квартала. То есть по итогам первого квартала 2024 года снова придется отчитываться срок до 25 апреля.
Что будет если не отчитаться?
Штраф стандартный для всех деклараций: 5% от неуплаченной по декларации суммы налога за каждый месяц, но не более 30% и не менее 1000 рублей. Через 20 дней могут заблокировать расчетный счет и не разблокируют пока не отчитаетесь.
Если вы просто покупали товары, никакого налога не возникает, поэтому для вас штраф минимальный — 1000 рублей. Но сталкиваться с блокировками вряд ли кому-то хочется, поэтому хочешь – не хочешь, а нужно вникнуть и отчитаться, пока есть время.
Надеюсь, это было вам полезно. А кто сам все знает и уже сделал — тот молодец:)
Вам нужно сдать отчет.
В этом году для многих это сюрприз, поэтому пишу пост на случай, если еще остались незнающие. Осталось два дня, и вы еще успеете подготовить отчет за выходные.
Форму КНД 1151056 раньше сдавали только налоговые агенты, которые выплачивали иностранным организациям доходы и удерживали с них налоги.
С этого года форма отчета изменилась, а круг обязанных его сдавать расширился. И даже если вы просто покупали товары, допустим, в Китае или где угодно за пределами России — должны отчитаться по этой форме, потому что выплачивали доходы нерезидентам. Это касается всех, в том числе ИП и спецрежимников на УСН или ЕСХН.
Отчет называется «Налоговый расчет сумм доходов, выплаченных иностранным организациям, и сумм удержанных налогов», куда с этого года добавили два новых раздела. Что и привело к тому, что отчитываться должны теперь и те, кто раньше никогда этого не делал и знать не знал про этот отчет.
Раздел 4. Сведения о выплаченных иностранным организациям доходов, не подлежащим налогообложению (за исключением продажи товаров).
Раздел 5. Сведения о выплаченных иностранным организациям доходам, от продажи товаров, не подлежащим налогообложению.
Предполагается, что налоговики будут сверять банковскую выписку и все суммы из раздела 3+4+5. Если не сойдется, запросят пояснения.
При этом, если раздел 5 по товарам заполняется просто одной суммой за период (ее потом смогут проверить по ГТД и заявлениям на ввоз), то в разделе 4 нужно указать контрагента, код дохода и основание для освобождения от налога.
Когда и по какой форме отчитаться?
По итогам 2023 года — уже до 25 марта 2024 года. Если не знали — поторопитесь, еще успеваете.
Форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 26.09.2023 № ЕД-7-3/675@.
Квартальные налоговые расчеты предоставляются не позднее 25 календарных дней со дня окончания соответствующего отчетного квартала. То есть по итогам первого квартала 2024 года снова придется отчитываться срок до 25 апреля.
Что будет если не отчитаться?
Штраф стандартный для всех деклараций: 5% от неуплаченной по декларации суммы налога за каждый месяц, но не более 30% и не менее 1000 рублей. Через 20 дней могут заблокировать расчетный счет и не разблокируют пока не отчитаетесь.
Если вы просто покупали товары, никакого налога не возникает, поэтому для вас штраф минимальный — 1000 рублей. Но сталкиваться с блокировками вряд ли кому-то хочется, поэтому хочешь – не хочешь, а нужно вникнуть и отчитаться, пока есть время.
Надеюсь, это было вам полезно. А кто сам все знает и уже сделал — тот молодец:)
Контролируйте эти моменты, если есть валютные контракты с нерезидентами
Валютные контракты — это серьезно, и штрафы за нарушения там тоже серьезные. Если есть валютные контракты, нужно чтобы ответственный за этот участок регулярно проводил их администрирование, чтобы потом не было проблем. И если бухгалтер в этом не специалист, легко что-то упустить из-за незнания и недостатка опыта — мы периодически с такими ситуациями сталкиваемся. В этом посте хочу обозначить контрольные точки для тех, у кого есть валютные контракты.
Для начала случай из практики.
Берем клиента на обслуживание, а там есть валютные контракты. Предыдущий бухгалтер сказала, что большинство из них уже нерабочие, сальдо нулевое и можно их смело закрывать. Но мы ничего не делаем без предварительного анализа. Когда к нам приходят с валютными контрактами мы смотрим, отправляли ли в банк подтверждающие документы, продлевали ли контракты, правильные ли коды операций и т.д. Вот и тут мы все проанализировали и выяснили, что по некоторым контрактам подтверждающие документы в банк подали с неправильной датой. Если бы мы подали заявление на снятие контракта с учета, эта ошибка бы всплыла и компании грозили штрафы. Поэтому сначала мы отправили в банк корректировочные документы с правильными датами.
Вот основные моменты, которые мы контролируем у клиентов с валютными контрактами:
1. Соблюдены ли сроки подачи подтверждающих документов в банк.
2. Сроки окончания контрактов. Если контракт пролонгировали, нужно и в банк отправить заявление о пролонгации и приложить доп.соглашение с контрагентом. Если в договоре есть пункт о том, что договор продлевается автоматически, то банк автоматически ничего не продлевает и все равно нужно заявление.
3. Если в контракте не обозначена конкретная сумма и его не ставили на учет в банке, отслеживаем сумму операций. Если она приближается к пороговым значениям (3 миллиона рублей для импорта, и 10 миллионов — для экспорта), а работу по контракту планируется продолжать, нужно ставить его на учет.
4. Зачисление на счета валютной выручки от нерезидентов. Мы раз в неделю смотрим, были ли поступления от нерезидентов в рублях и валюте. Если да то по какому контракту и нужно ли подавать справку-подтверждение в банк.
5. Если контракт стоит на учете в одном банке, а оплаты проводятся в другом, обязательно направляем в первый банк информацию по каждому платежу.
Чтобы ничего не упустить, лучше всего использовать в работе сводную таблицу в разрезе каждого контракта.
Если нужно подробнее раскрыть какой-то вопрос по валютному регулированию, пишите в комментариях, возьмем в работу. А ваши лайки покажут, интересны ли вам вообще такие темы.
Валютные контракты — это серьезно, и штрафы за нарушения там тоже серьезные. Если есть валютные контракты, нужно чтобы ответственный за этот участок регулярно проводил их администрирование, чтобы потом не было проблем. И если бухгалтер в этом не специалист, легко что-то упустить из-за незнания и недостатка опыта — мы периодически с такими ситуациями сталкиваемся. В этом посте хочу обозначить контрольные точки для тех, у кого есть валютные контракты.
Для начала случай из практики.
Берем клиента на обслуживание, а там есть валютные контракты. Предыдущий бухгалтер сказала, что большинство из них уже нерабочие, сальдо нулевое и можно их смело закрывать. Но мы ничего не делаем без предварительного анализа. Когда к нам приходят с валютными контрактами мы смотрим, отправляли ли в банк подтверждающие документы, продлевали ли контракты, правильные ли коды операций и т.д. Вот и тут мы все проанализировали и выяснили, что по некоторым контрактам подтверждающие документы в банк подали с неправильной датой. Если бы мы подали заявление на снятие контракта с учета, эта ошибка бы всплыла и компании грозили штрафы. Поэтому сначала мы отправили в банк корректировочные документы с правильными датами.
Вот основные моменты, которые мы контролируем у клиентов с валютными контрактами:
1. Соблюдены ли сроки подачи подтверждающих документов в банк.
2. Сроки окончания контрактов. Если контракт пролонгировали, нужно и в банк отправить заявление о пролонгации и приложить доп.соглашение с контрагентом. Если в договоре есть пункт о том, что договор продлевается автоматически, то банк автоматически ничего не продлевает и все равно нужно заявление.
3. Если в контракте не обозначена конкретная сумма и его не ставили на учет в банке, отслеживаем сумму операций. Если она приближается к пороговым значениям (3 миллиона рублей для импорта, и 10 миллионов — для экспорта), а работу по контракту планируется продолжать, нужно ставить его на учет.
4. Зачисление на счета валютной выручки от нерезидентов. Мы раз в неделю смотрим, были ли поступления от нерезидентов в рублях и валюте. Если да то по какому контракту и нужно ли подавать справку-подтверждение в банк.
5. Если контракт стоит на учете в одном банке, а оплаты проводятся в другом, обязательно направляем в первый банк информацию по каждому платежу.
Чтобы ничего не упустить, лучше всего использовать в работе сводную таблицу в разрезе каждого контракта.
Если нужно подробнее раскрыть какой-то вопрос по валютному регулированию, пишите в комментариях, возьмем в работу. А ваши лайки покажут, интересны ли вам вообще такие темы.
Повторение — мать учения: подборка постов
Каналу уже больше полутора лет, и хотя мы не бомбим постами часто, а выпускаем их всего раз в неделю, наверняка какие-то из них вы пропустили, забыли или не успели прочитать, или не читали потому что подписались совсем недавно. В этом посте хочу напомнить о наиболее интересных на мой взгляд публикациях. Надеюсь, вы найдете для себя что-то полезное. Приятного чтения и хорошего завершения рабочей недели!
Кухня аутсорсинга
Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии
Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность
Регламенты в бухгалтерии: зарплата
Регламенты в бухгалтерии: казначейство
Как выбрать аутсорсинговую компанию
А что если бухгалтера на аутсорсе украдут инопланетяне?
Кейсы
ЭДО для кассы: как мы избавили заказчика от бумажной волокиты
Как мы за один день забрали на аутсорсинг компанию с миллиардным оборотом: Часть 1, Часть 2, Часть 3
С чего начинается аутсорсинг у крупного заказчика: Часть 1, Часть 2
Ныряем в Казахстан: история одного "пожара"
Как мы впервые внедряли 1С ERP
Как мы выявили у клиента мошенническую схему и 5 миллионов потерь
"Так делать не надо"
Как не надо менять ERP-систему + отвечаю на комменты
Лучше день потерять, а потом за пять минут долететь
Сверяйте данные ОФД с учетом
Чтобы обойти правила, их нужно хорошо знать
Как неграмотный бухгалтер чуть не подставил компанию на несколько миллионов рублей
Делимся наработками
Как сравнить 2 диапазона в Excel
Валютный контроль: чек-лист для казначея
Заграничные дела
Статистические формы в таможню: а вы о них знаете?
Не забудьте отчитаться в налоговую, если открывали зарубежные счета
Зарубежные счета: нюансы для ИП
Для тех, у кого есть доли в иностранных компаниях
Валютный контроль: клиенты ходят по одним и тем же граблям
Каналу уже больше полутора лет, и хотя мы не бомбим постами часто, а выпускаем их всего раз в неделю, наверняка какие-то из них вы пропустили, забыли или не успели прочитать, или не читали потому что подписались совсем недавно. В этом посте хочу напомнить о наиболее интересных на мой взгляд публикациях. Надеюсь, вы найдете для себя что-то полезное. Приятного чтения и хорошего завершения рабочей недели!
Кухня аутсорсинга
Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии
Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность
Регламенты в бухгалтерии: зарплата
Регламенты в бухгалтерии: казначейство
Как выбрать аутсорсинговую компанию
А что если бухгалтера на аутсорсе украдут инопланетяне?
Кейсы
ЭДО для кассы: как мы избавили заказчика от бумажной волокиты
Как мы за один день забрали на аутсорсинг компанию с миллиардным оборотом: Часть 1, Часть 2, Часть 3
С чего начинается аутсорсинг у крупного заказчика: Часть 1, Часть 2
Ныряем в Казахстан: история одного "пожара"
Как мы впервые внедряли 1С ERP
Как мы выявили у клиента мошенническую схему и 5 миллионов потерь
"Так делать не надо"
Как не надо менять ERP-систему + отвечаю на комменты
Лучше день потерять, а потом за пять минут долететь
Сверяйте данные ОФД с учетом
Чтобы обойти правила, их нужно хорошо знать
Как неграмотный бухгалтер чуть не подставил компанию на несколько миллионов рублей
Делимся наработками
Как сравнить 2 диапазона в Excel
Валютный контроль: чек-лист для казначея
Заграничные дела
Статистические формы в таможню: а вы о них знаете?
Не забудьте отчитаться в налоговую, если открывали зарубежные счета
Зарубежные счета: нюансы для ИП
Для тех, у кого есть доли в иностранных компаниях
Валютный контроль: клиенты ходят по одним и тем же граблям
Делимся наработками: как мы кодируем документы и формируем электронный архив
Мы не любим лишнюю работу, а любим все автоматизировать и всегда топим за электронный архив. У нас есть правило: если какая-то рутинная операция повторяется 3 раза — ее надо автоматизировать. Часто для этого используем наш любимый Excel, который очень уважаем и умеем «допиливать» под свои потребности.
С разными клиентами у нас есть разные варианты взаимодействия. Например, если мы ведем учет клиента в1С на своем сервере, то используем обработку документов от 1С по распознаванию документов или от 42 Clouds. Это очень удобно, и если интересно пишите в комментариях — расскажу подробнее о том как это работает и как мы решили проблему с перегрузом базы.
Сегодня же поделюсь наработкой, которая позволяет нам формировать удобный электронный архив из сканов документов, которые поступают от клиентов.
Во-первых, мы придумали логику кодирования, когда документы именуются не абы как, а строго по алгоритму, чтобы уже по названию можно было понять что это за документ, от кого, на какую сумму. Когда приходят документы от клиента с разрозненными названиями, мы присваиваем ему имя по алгоритму.
Во-вторых, этот процесс мы автоматизировали. Представьте, как это выглядит без автоматизации: нужно открыть скан документа, посмотреть от кого он и на какую сумму, записать все это на бумажку чтобы не забыть, потом закрыть и переименовать (открытый не переименуешь). А документов сотни и тысячи.
Что мы сделали
1. Дописали некоторые макросы в Exsel, VBA-тоже использовали.
2. Оборудовали рабочее место делопроизводителя двумя мониторами. На одном он открывает документ, чтобы брать из него информацию, а на втором работает с реестром документов.
Когда приходит пачка документов, делопроизводитель сначала нажатием одной кнопки выгружает список со старыми названиями, а потом начинает как конструктор собирать новое. Смотрит в документ на одном экране, а на втором из выпадающих списков выбирает нужные элементы:
• Наименование контрагента (рис. 2)
• Вид документа (рис. 3)
• Вид валюты (рис. 4)
• Сумма
• Дата документа
• Дата получения документа (в наименовании не отражается, но нужно для того, чтобы можно было сформировать реестр полученных документов)
На рис. 5 видно, как выглядит основной экран.
Что в итоге получается
Все полученные файлы автоматически переименовываются. Например, файл с документом, полученным от клиента, назывался как-нибудь вот-так:
1709097292266
А после имеет вот такое имя:
СКБ_Контур_Акт_1231541564_от30.11.23_(10200,00руб_)
По такому названию даже не открывая документ можно получить основную информацию, а еще легко потом по любому признаку отсортировать нужные документы. Хотите — по сумме, хотите — по названию, хотите — по дате документа.
Также не нужно вручную составлять реестр полученных документов — его тоже легко сформировать по нужным признакам (рис. 6).
Мы не любим лишнюю работу, а любим все автоматизировать и всегда топим за электронный архив. У нас есть правило: если какая-то рутинная операция повторяется 3 раза — ее надо автоматизировать. Часто для этого используем наш любимый Excel, который очень уважаем и умеем «допиливать» под свои потребности.
С разными клиентами у нас есть разные варианты взаимодействия. Например, если мы ведем учет клиента в1С на своем сервере, то используем обработку документов от 1С по распознаванию документов или от 42 Clouds. Это очень удобно, и если интересно пишите в комментариях — расскажу подробнее о том как это работает и как мы решили проблему с перегрузом базы.
Сегодня же поделюсь наработкой, которая позволяет нам формировать удобный электронный архив из сканов документов, которые поступают от клиентов.
Во-первых, мы придумали логику кодирования, когда документы именуются не абы как, а строго по алгоритму, чтобы уже по названию можно было понять что это за документ, от кого, на какую сумму. Когда приходят документы от клиента с разрозненными названиями, мы присваиваем ему имя по алгоритму.
Во-вторых, этот процесс мы автоматизировали. Представьте, как это выглядит без автоматизации: нужно открыть скан документа, посмотреть от кого он и на какую сумму, записать все это на бумажку чтобы не забыть, потом закрыть и переименовать (открытый не переименуешь). А документов сотни и тысячи.
Что мы сделали
1. Дописали некоторые макросы в Exsel, VBA-тоже использовали.
2. Оборудовали рабочее место делопроизводителя двумя мониторами. На одном он открывает документ, чтобы брать из него информацию, а на втором работает с реестром документов.
Когда приходит пачка документов, делопроизводитель сначала нажатием одной кнопки выгружает список со старыми названиями, а потом начинает как конструктор собирать новое. Смотрит в документ на одном экране, а на втором из выпадающих списков выбирает нужные элементы:
• Наименование контрагента (рис. 2)
• Вид документа (рис. 3)
• Вид валюты (рис. 4)
• Сумма
• Дата документа
• Дата получения документа (в наименовании не отражается, но нужно для того, чтобы можно было сформировать реестр полученных документов)
На рис. 5 видно, как выглядит основной экран.
Что в итоге получается
Все полученные файлы автоматически переименовываются. Например, файл с документом, полученным от клиента, назывался как-нибудь вот-так:
1709097292266
А после имеет вот такое имя:
СКБ_Контур_Акт_1231541564_от30.11.23_(10200,00руб_)
По такому названию даже не открывая документ можно получить основную информацию, а еще легко потом по любому признаку отсортировать нужные документы. Хотите — по сумме, хотите — по названию, хотите — по дате документа.
Также не нужно вручную составлять реестр полученных документов — его тоже легко сформировать по нужным признакам (рис. 6).
Не забудьте отчитаться, если есть доли в иностранных компаниях
Пост-напоминалка про дело, о котором до сих пор некоторые забывают. На следующей неделе все готовятся сдавать отчеты по НДС и прибыли, но есть еще одно важное дело — сдать уведомление об участии в КИК.
Компании это должны были сделать до 20 марта, а вот про руководителей-физиков/собственников главбухи могут и забыть или не знать, а у них срок до 2 мая с учетом переноса в 2024 году. В этих постах подробности, нюансы и удобные схемы:
https://t.me/schitayupravlyay/48
https://t.me/schitayupravlyay/51
С прошлого года внимание налоговых инспекций к этой теме усилилось, а штрафы очень большие. Из-за внутренних проверок у некоторых наших клиентов даже запрашивают документы более чем трехлетней давности, за которые уже не оштрафуют, чтобы в базе по КИК все данные были в полном объеме. Поэтому лучше с этим не шутить и уточнить все ли сдали, а если нет - вы еще успеваете.
Пост-напоминалка про дело, о котором до сих пор некоторые забывают. На следующей неделе все готовятся сдавать отчеты по НДС и прибыли, но есть еще одно важное дело — сдать уведомление об участии в КИК.
Компании это должны были сделать до 20 марта, а вот про руководителей-физиков/собственников главбухи могут и забыть или не знать, а у них срок до 2 мая с учетом переноса в 2024 году. В этих постах подробности, нюансы и удобные схемы:
https://t.me/schitayupravlyay/48
https://t.me/schitayupravlyay/51
С прошлого года внимание налоговых инспекций к этой теме усилилось, а штрафы очень большие. Из-за внутренних проверок у некоторых наших клиентов даже запрашивают документы более чем трехлетней давности, за которые уже не оштрафуют, чтобы в базе по КИК все данные были в полном объеме. Поэтому лучше с этим не шутить и уточнить все ли сдали, а если нет - вы еще успеваете.
Telegram
Считай, управляй
Пост для тех, у кого есть доли в иностранных компаниях
Идеи постов подсказывает сама жизнь и практика. Сейчас настает срок отчетов по контролируемым иностранным организациям, и снова оказывается, что многие понятия не имеют, что это касается и их тоже. Почитайте…
Идеи постов подсказывает сама жизнь и практика. Сейчас настает срок отчетов по контролируемым иностранным организациям, и снова оказывается, что многие понятия не имеют, что это касается и их тоже. Почитайте…
Мы устали и хотим отдохнуть, а вы?
Кажется, что длинные майские праздники придумали специально для бухгалтеров, чтобы они остались живы после апрельской гонки. Кто не работал в бухгалтерии, тот не знает, что такое апрель. И не надо бухгалтерам памятники при жизни ставить, лучше путевку на курорт или просто хорошую премию:)
Я надеюсь, вы все успели, а если еще нет — желаю поскорее закончить дела, а дальше — восстанавливать нервные клетки: шашлык на даче, любимый диван, море, или кому как нравится.
С полезным контентом вернемся после майских. Может, это не слишком грамотно с точки зрения продвижения канала, но пара недель информационной тишины нам всем не помешает, правда? Я надеюсь, что вы останетесь с нами:) Хорошего отдыха всем!
Кажется, что длинные майские праздники придумали специально для бухгалтеров, чтобы они остались живы после апрельской гонки. Кто не работал в бухгалтерии, тот не знает, что такое апрель. И не надо бухгалтерам памятники при жизни ставить, лучше путевку на курорт или просто хорошую премию:)
Я надеюсь, вы все успели, а если еще нет — желаю поскорее закончить дела, а дальше — восстанавливать нервные клетки: шашлык на даче, любимый диван, море, или кому как нравится.
С полезным контентом вернемся после майских. Может, это не слишком грамотно с точки зрения продвижения канала, но пара недель информационной тишины нам всем не помешает, правда? Я надеюсь, что вы останетесь с нами:) Хорошего отдыха всем!
Пачка кадровых документов за минуту — запросто
Врываемся после майских праздников с очередной своей наработкой. Думаю, многим это будет полезно.
Я ведь уже писала, что мы очень любим сделать так, чтобы «сначала день потерять, а потом за пять минут долететь»? Ну то есть сначала заморочиться и поломать голову, а потом, попивая чаек, одной кнопочкой делать кучу работы. Вот в очередной раз мы провернули такое с оформлением трудовых договоров и некоторых других кадровых документов.
Обычно трудовые договора, доп.соглашения к ним и другие подобные документы оформляют либо просто вбивая вручную данные в шаблон в Word, либо делают частичную автоматизацию в Excel со справочником данных. И тут и там может подключиться человеческий фактор, и как следствие — будут ошибки. Плюс все это занимает время. Есть еще вариант автоматизации с 1С, когда программисты создают шаблоны. Это сильно сокращает трудоемкость, но при любых изменениях всегда нужно снова привлекать программистов, а это лишние затраты.
Мы пошли немного другим путем, скрестив возможности Word и 1С, избежав тем самым написания внешних отчетов. Мало кто знает, что в 1С можно загружать вордовские шаблоны. Результат нам так понравился, что мы не ограничились трудовыми договорами, а сделали автоматизацию универсальной. Имея большой набор переменных, можно делать любой кадровый документ: приказ о приеме на работу (нестандартная форма), соглашение при увольнении, согласия на обработку персональных данных и т.д.
Что мы сделали:
1. Заказали внешнюю обработку, которая забирает нужные реквизиты данных по организации, физлицу, рабочему месту сотрудника.
2. Создали инструкции/справочник переменных реквизитов. На картинках вы видите, что переменные, например, из карточки сотрудника — это ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
3. Создали шаблоны трудовых договоров в Word , где вместо данных, которые раньше меняли вручную, внесли названия переменных, которые нам зафиксировали программисты. На картинке переменные в тексте выделены желтым.
4. Загрузили шаблоны в 1С (Стандартный справочник Файлы).
5. Создали инструкцию для кадровиков, чтобы они сами могли создавать и корректировать шаблоны, используя зарезервированные переменные.
Теперь кадровик из 1С может быстро создать нужный документ. Вручную никаких данных вбивать не нужно – все подтянется из справочников и подставится на свои места в документе. Ошибки исключены, а экономия времени — налицо. А еще для изменений в шаблонах не надо привлекать программистов — кадровики все могут сделать сами по инструкции.
Возможно, это не слишком актуально для компаний, где 10-15 сотрудников, а вот у кого их от 50 и постоянная кадровая движуха — те поймут. Для примера — вместо двух кадровиков для одного из клиентов у нас теперь задействован только один. Мы затрачиваем меньше ресурсов, а для клиента ниже стоимость услуг.
Понимаю, что одним постом подробную инструкцию по настройке не дашь, этот текст скорее для того, чтобы понять, что вот так можно. Если кому-то такое у себя захочется внедрить — мы готовы помочь:)
Врываемся после майских праздников с очередной своей наработкой. Думаю, многим это будет полезно.
Я ведь уже писала, что мы очень любим сделать так, чтобы «сначала день потерять, а потом за пять минут долететь»? Ну то есть сначала заморочиться и поломать голову, а потом, попивая чаек, одной кнопочкой делать кучу работы. Вот в очередной раз мы провернули такое с оформлением трудовых договоров и некоторых других кадровых документов.
Обычно трудовые договора, доп.соглашения к ним и другие подобные документы оформляют либо просто вбивая вручную данные в шаблон в Word, либо делают частичную автоматизацию в Excel со справочником данных. И тут и там может подключиться человеческий фактор, и как следствие — будут ошибки. Плюс все это занимает время. Есть еще вариант автоматизации с 1С, когда программисты создают шаблоны. Это сильно сокращает трудоемкость, но при любых изменениях всегда нужно снова привлекать программистов, а это лишние затраты.
Мы пошли немного другим путем, скрестив возможности Word и 1С, избежав тем самым написания внешних отчетов. Мало кто знает, что в 1С можно загружать вордовские шаблоны. Результат нам так понравился, что мы не ограничились трудовыми договорами, а сделали автоматизацию универсальной. Имея большой набор переменных, можно делать любой кадровый документ: приказ о приеме на работу (нестандартная форма), соглашение при увольнении, согласия на обработку персональных данных и т.д.
Что мы сделали:
1. Заказали внешнюю обработку, которая забирает нужные реквизиты данных по организации, физлицу, рабочему месту сотрудника.
2. Создали инструкции/справочник переменных реквизитов. На картинках вы видите, что переменные, например, из карточки сотрудника — это ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
3. Создали шаблоны трудовых договоров в Word , где вместо данных, которые раньше меняли вручную, внесли названия переменных, которые нам зафиксировали программисты. На картинке переменные в тексте выделены желтым.
4. Загрузили шаблоны в 1С (Стандартный справочник Файлы).
5. Создали инструкцию для кадровиков, чтобы они сами могли создавать и корректировать шаблоны, используя зарезервированные переменные.
Теперь кадровик из 1С может быстро создать нужный документ. Вручную никаких данных вбивать не нужно – все подтянется из справочников и подставится на свои места в документе. Ошибки исключены, а экономия времени — налицо. А еще для изменений в шаблонах не надо привлекать программистов — кадровики все могут сделать сами по инструкции.
Возможно, это не слишком актуально для компаний, где 10-15 сотрудников, а вот у кого их от 50 и постоянная кадровая движуха — те поймут. Для примера — вместо двух кадровиков для одного из клиентов у нас теперь задействован только один. Мы затрачиваем меньше ресурсов, а для клиента ниже стоимость услуг.
Понимаю, что одним постом подробную инструкцию по настройке не дашь, этот текст скорее для того, чтобы понять, что вот так можно. Если кому-то такое у себя захочется внедрить — мы готовы помочь:)
Еще немного нашей внутренней кухни и автоматизации
Поскольку мы аутсорсинговая компания, обслуживаем не одну организацию, да еще и работаем со средним и крупным бизнесом, можете себе представить, сколько задач сваливается ежедневно на наших сотрудников и руководителей.
Как бы ни были мы уверены в себе и своих сотрудниках, мы не можем себе позволить рассчитывать только на человеческую память, блокнотик и планировщик в компьютере. Это было бы несерьезно. Расскажу, как мы систематизируем работу. Я думаю, что такой подход применим в любом бизнесе, не только в нашем.
Для того, чтобы ни одна задача не потерялась и не зависла, мы внедрили у себя такой инструмент как BPMN — система управления бизнес-процессами. Это внутренняя разработка компании, полностью заточенная под наши нужды.
Объясню, как это у нас работает.
Есть три вида задач, которые фиксируются в системе.
🔹 Инициатор — клиент
Когда клиент присылает письмо на отдельный адрес, система автоматически создает задачу. Бизнес-ассистент, который закреплен за каждым клиентом, распределяет задачу на конкретного исполнителя из команды, обслуживающей этого клиента. Здесь мы больше полагаемся на человеческие мозги, потому что клиент может формулировать задачи по-разному: это может быть вопрос, документ, или что-то еще. В зависимости от вида задачи система автоматически проставляет срок выполнения. В процессе выполнения у задачи меняются статусы. Например, «на согласовании», «в работе», «ждем обратной связи от клиента».
То есть всем сразу понятно, кто исполнитель, когда и что именно нужно сделать.
Бывает, что задача предполагает ответ от сотрудника клиенту. Например, клиент запрашивал консультацию, может ли он принять на работу такого-то иностранца. Тогда текст ответа проходит через модерацию бизнес-ассистента. Дело в том, что бухгалтер может отвечать на слишком профессиональном языке, а нам нужно, чтобы клиент понял. Вот бизнес-ассистент и выступает в роли редактора, который следит за тем, чтобы ответ был на понятном человеческом языке, но при этом экспертным.
🔹 Инициатор — обслуживающий бухгалтер
Наши сотрудники не сидят сложа и руки и ждут, когда к ним прилетят задачи. Они могут создавать их сами. Например, бухгалтер видит, что можно уменьшить налогооблагаемую базу, но нет подтверждающих документов. Или с каким-то контрагентом не делали сверку. В таких случаях исполнители создают задачи в системе, а дальше все идет по тому же принципу со сроками и статусами.
🔹 Инициатор — сама система
Система сама автоматически формирует регулярные задачи по клиенту. Ни клиенту, ни нам не нужно держать в голове, что каждый квартал нужно сдавать отчет, каждый месяц делать такой-то документ и т.д. Все это изначально заложено в систему с учетом специфики работы клиента и наших с ним договоренностей. Или вот например приняли нового сотрудника — бухгалтеру автоматически прилетает задача сдать отчет ЕФС-1, задача по воинскому учёту и на окончание испытательного срока.
Таким образом, каждый сотрудник всегда знает, что именно у него сейчас есть в работе, с какими сроками и на какой стадии находится каждый вопрос. Система напоминает, если поджимают сроки. Чтобы что-то выпало, забылось, задвинулось в долгий ящик — исключено.
Главный бухгалтер на одном мониторе видит все, что сейчас в работе у сотрудников, может оценить загрузку и эффективность работы каждого из них. А еще он может расставлять приоритеты, учитывая ценности клиента. Например, он знает, что вот этот контракт очень важен для клиента и провести по нему платеж и оформить документы нужно в первую очередь. Тогда он корректирует сроки в задачах у сотрудников в порядке приоритетности.
Все это очень удобно, эффективно и экономит массу времени. Повторюсь, мы использовали собственную разработку, которую допиливаем под свои нужды, когда это необходимо. На рынке есть готовые похожие продукты, и каждый выбирает как ему удобнее и выгоднее. Но без такого вот системного подхода с одним только блокнотиком сегодня не получится масштабировать бизнес, и речь не только о бухгалтерии. Согласны?
Поскольку мы аутсорсинговая компания, обслуживаем не одну организацию, да еще и работаем со средним и крупным бизнесом, можете себе представить, сколько задач сваливается ежедневно на наших сотрудников и руководителей.
Как бы ни были мы уверены в себе и своих сотрудниках, мы не можем себе позволить рассчитывать только на человеческую память, блокнотик и планировщик в компьютере. Это было бы несерьезно. Расскажу, как мы систематизируем работу. Я думаю, что такой подход применим в любом бизнесе, не только в нашем.
Для того, чтобы ни одна задача не потерялась и не зависла, мы внедрили у себя такой инструмент как BPMN — система управления бизнес-процессами. Это внутренняя разработка компании, полностью заточенная под наши нужды.
Объясню, как это у нас работает.
Есть три вида задач, которые фиксируются в системе.
🔹 Инициатор — клиент
Когда клиент присылает письмо на отдельный адрес, система автоматически создает задачу. Бизнес-ассистент, который закреплен за каждым клиентом, распределяет задачу на конкретного исполнителя из команды, обслуживающей этого клиента. Здесь мы больше полагаемся на человеческие мозги, потому что клиент может формулировать задачи по-разному: это может быть вопрос, документ, или что-то еще. В зависимости от вида задачи система автоматически проставляет срок выполнения. В процессе выполнения у задачи меняются статусы. Например, «на согласовании», «в работе», «ждем обратной связи от клиента».
То есть всем сразу понятно, кто исполнитель, когда и что именно нужно сделать.
Бывает, что задача предполагает ответ от сотрудника клиенту. Например, клиент запрашивал консультацию, может ли он принять на работу такого-то иностранца. Тогда текст ответа проходит через модерацию бизнес-ассистента. Дело в том, что бухгалтер может отвечать на слишком профессиональном языке, а нам нужно, чтобы клиент понял. Вот бизнес-ассистент и выступает в роли редактора, который следит за тем, чтобы ответ был на понятном человеческом языке, но при этом экспертным.
🔹 Инициатор — обслуживающий бухгалтер
Наши сотрудники не сидят сложа и руки и ждут, когда к ним прилетят задачи. Они могут создавать их сами. Например, бухгалтер видит, что можно уменьшить налогооблагаемую базу, но нет подтверждающих документов. Или с каким-то контрагентом не делали сверку. В таких случаях исполнители создают задачи в системе, а дальше все идет по тому же принципу со сроками и статусами.
🔹 Инициатор — сама система
Система сама автоматически формирует регулярные задачи по клиенту. Ни клиенту, ни нам не нужно держать в голове, что каждый квартал нужно сдавать отчет, каждый месяц делать такой-то документ и т.д. Все это изначально заложено в систему с учетом специфики работы клиента и наших с ним договоренностей. Или вот например приняли нового сотрудника — бухгалтеру автоматически прилетает задача сдать отчет ЕФС-1, задача по воинскому учёту и на окончание испытательного срока.
Таким образом, каждый сотрудник всегда знает, что именно у него сейчас есть в работе, с какими сроками и на какой стадии находится каждый вопрос. Система напоминает, если поджимают сроки. Чтобы что-то выпало, забылось, задвинулось в долгий ящик — исключено.
Главный бухгалтер на одном мониторе видит все, что сейчас в работе у сотрудников, может оценить загрузку и эффективность работы каждого из них. А еще он может расставлять приоритеты, учитывая ценности клиента. Например, он знает, что вот этот контракт очень важен для клиента и провести по нему платеж и оформить документы нужно в первую очередь. Тогда он корректирует сроки в задачах у сотрудников в порядке приоритетности.
Все это очень удобно, эффективно и экономит массу времени. Повторюсь, мы использовали собственную разработку, которую допиливаем под свои нужды, когда это необходимо. На рынке есть готовые похожие продукты, и каждый выбирает как ему удобнее и выгоднее. Но без такого вот системного подхода с одним только блокнотиком сегодня не получится масштабировать бизнес, и речь не только о бухгалтерии. Согласны?
Отчитались о движении денежных средств за рубежом?
Сегодня последний день, но ФНС разрешила отчитаться до 3 июня. А мы опять обнаружили, что не все это знают и делают, поэтому решили тут напомнить и приложить памятку с инструкцией. Кто-то забывает потому что не привык еще к такой обязанности, а кто-то думает, что если счет где-нибудь в дружественном Казахстане или Киргизии, то это и не очень-то и зарубеж и отчитываться не надо, ведь есть же исключение для стран ЕАЭС. Только забывают про второе условие о том, что если обороты или остаток на 31 декабря больше 600 тысяч рублей, то исключение уже не действует и отчитываться надо. А вообще смотрите памятку, там все описано.
И совет. Возможно, сейчас у вас нет времени быстро разобраться понять, подходите ли вы по параметрам и должны ли сдавать отчет, и по каким счетам. В таком случае сдайте хотя бы пустой отчет, а потом сделаете корректировку. Так хотя бы от штрафа подстрахуетесь.
Еще совет. Если вы решите заняться этим в конце последнего дня, можете столкнуться с тем, что на сайте ИФНС все висит, потому что запрыгнуть в соседний поезд вместе с вами пытаются еще очень многие. Поэтому лучше не откладывайте и займитесь этим прямо сейчас.
И хороших вам уже летних выходных!
Сегодня последний день, но ФНС разрешила отчитаться до 3 июня. А мы опять обнаружили, что не все это знают и делают, поэтому решили тут напомнить и приложить памятку с инструкцией. Кто-то забывает потому что не привык еще к такой обязанности, а кто-то думает, что если счет где-нибудь в дружественном Казахстане или Киргизии, то это и не очень-то и зарубеж и отчитываться не надо, ведь есть же исключение для стран ЕАЭС. Только забывают про второе условие о том, что если обороты или остаток на 31 декабря больше 600 тысяч рублей, то исключение уже не действует и отчитываться надо. А вообще смотрите памятку, там все описано.
И совет. Возможно, сейчас у вас нет времени быстро разобраться понять, подходите ли вы по параметрам и должны ли сдавать отчет, и по каким счетам. В таком случае сдайте хотя бы пустой отчет, а потом сделаете корректировку. Так хотя бы от штрафа подстрахуетесь.
Еще совет. Если вы решите заняться этим в конце последнего дня, можете столкнуться с тем, что на сайте ИФНС все висит, потому что запрыгнуть в соседний поезд вместе с вами пытаются еще очень многие. Поэтому лучше не откладывайте и займитесь этим прямо сейчас.
И хороших вам уже летних выходных!