С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: окончание
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка
ЭДО для кассы: как избавить сотрудников от бумажной волокиты и навести порядок в кассовых документах
Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.
Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.
Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.
➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.
Плюсов гораздо больше:
➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.
➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.
➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.
➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.
➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.
➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.
Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.
#прокачка
Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.
Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.
Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.
➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.
Плюсов гораздо больше:
➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.
➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.
➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.
➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.
➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.
➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.
Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.
#прокачка
Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность
Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.
Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно
Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.
На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.
Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:
✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.
Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.
Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.
Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации
На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:
✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает
Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок
Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?
Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!
#прокачка
Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.
Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно
Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.
На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.
Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:
✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.
Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.
Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.
Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации
На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:
✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает
Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок
Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?
Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!
#прокачка
Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день
Не все в нашей работе идет по налаженным рельсам. Иногда сталкиваешься с такими историями, что хоть кино снимай или в мемуары заноси.
Летом прошлого года нам пришлось пройти испытание на прочность. В одной производственной компании после смерти главного акционера разгорелся корпоративный конфликт. Сменились управленцы компании, а бухгалтерия, финансисты, ИТ и другие ключевые подразделения полным составом в один день не вышли на работу. Работа компании была парализована в прямом смысле слова.
Это произошло в тот момент, когда мы заключали с этим клиентом договор на комплексное бухгалтерское обслуживание. Обычно это многоэтапный процесс: мы обследуем бизнес-процессы, отлаживаем процессы взаимодействия, поэтапно забираем функционал штатных сотрудников. Но здесь нам пришлось очень быстро сориентироваться и идти по другому, кризисному сценарию. Масштабы бедствия были внушительны:
➖ Не было доступа в базы 1С, банк-клиент, личные кабинеты для факторинга, сервисы для сдачи отчётности. Доступы в базы восстановила новая ИТ-служба, которую оперативно нанял заказчик. А чтобы восстановить личные кабинеты для факторинга нам понадобились непростые переговоры с факторинговами компаниями и банками
➖ Не было обмена документами между операционными базами и бухгалтерской программой. Для решения проблемы мы подготовили ТЗ для ИТ-службы, в котором было описано, какие документы и с какой периодичностью нужно выгружать из операционных баз
➖ Завалы на каждом участке
Мы срочно сформировали команду из 25 человек, возобновили доступы к системам и принялись восстанавливать ежедневные операционные процессы. Первым делом создали несколько чатов для оперативного взаимодействия, а в офис клиента посадили нашего сотрудника, который сканировал первичные документы, передавал их нам и взаимодействовал с сотрудниками клиента.
Дальше поэтапно восстанавливали работу:
✔️ Разобрали счета от поставщиков, несогласованные заявки на оплату и подготовили платежные поручения на оплату
✔️ Восстановили участок сверки с контрагентами: акты сверки стали обрабатывать в согласованные сроки
✔️ Забрали на себя взаимодействие с контролирующими органами, вопросы факторинга и инкассации, обработку срочных запросов от руководства
Когда получили доступ в учетные базы стало понятно, что одним налаживанием текущей работы не обойдешься, и нужно восстанавливать учет за два предыдущих месяца. Занимались этим параллельно с текущими задачами: разносили банковские выписки, вносили первичку, сверяли выгруженные данные, исправляли ошибки, готовили уточненные декларации.
В итоге успели подготовить и сдать всю налоговую и зарплатную отчетность за 3 квартал 2021 года и обойтись без штрафов. Всю эту работу проделали меньше, чем за два месяца. Это было сложно, но интересно. И невозможное возможно, если иметь сильную команду и уметь правильно расставлять приоритеты.
В один пост такой кейс, конечно, не уместить. Поэтому не стесняйтесь ставить огоньки 🔥 Если пост наберет 20 — расскажу больше подробностей. Это я у матерых блогеров такой прием подсмотрела 😄
#прокачка
Не все в нашей работе идет по налаженным рельсам. Иногда сталкиваешься с такими историями, что хоть кино снимай или в мемуары заноси.
Летом прошлого года нам пришлось пройти испытание на прочность. В одной производственной компании после смерти главного акционера разгорелся корпоративный конфликт. Сменились управленцы компании, а бухгалтерия, финансисты, ИТ и другие ключевые подразделения полным составом в один день не вышли на работу. Работа компании была парализована в прямом смысле слова.
Это произошло в тот момент, когда мы заключали с этим клиентом договор на комплексное бухгалтерское обслуживание. Обычно это многоэтапный процесс: мы обследуем бизнес-процессы, отлаживаем процессы взаимодействия, поэтапно забираем функционал штатных сотрудников. Но здесь нам пришлось очень быстро сориентироваться и идти по другому, кризисному сценарию. Масштабы бедствия были внушительны:
➖ Не было доступа в базы 1С, банк-клиент, личные кабинеты для факторинга, сервисы для сдачи отчётности. Доступы в базы восстановила новая ИТ-служба, которую оперативно нанял заказчик. А чтобы восстановить личные кабинеты для факторинга нам понадобились непростые переговоры с факторинговами компаниями и банками
➖ Не было обмена документами между операционными базами и бухгалтерской программой. Для решения проблемы мы подготовили ТЗ для ИТ-службы, в котором было описано, какие документы и с какой периодичностью нужно выгружать из операционных баз
➖ Завалы на каждом участке
Мы срочно сформировали команду из 25 человек, возобновили доступы к системам и принялись восстанавливать ежедневные операционные процессы. Первым делом создали несколько чатов для оперативного взаимодействия, а в офис клиента посадили нашего сотрудника, который сканировал первичные документы, передавал их нам и взаимодействовал с сотрудниками клиента.
Дальше поэтапно восстанавливали работу:
✔️ Разобрали счета от поставщиков, несогласованные заявки на оплату и подготовили платежные поручения на оплату
✔️ Восстановили участок сверки с контрагентами: акты сверки стали обрабатывать в согласованные сроки
✔️ Забрали на себя взаимодействие с контролирующими органами, вопросы факторинга и инкассации, обработку срочных запросов от руководства
Когда получили доступ в учетные базы стало понятно, что одним налаживанием текущей работы не обойдешься, и нужно восстанавливать учет за два предыдущих месяца. Занимались этим параллельно с текущими задачами: разносили банковские выписки, вносили первичку, сверяли выгруженные данные, исправляли ошибки, готовили уточненные декларации.
В итоге успели подготовить и сдать всю налоговую и зарплатную отчетность за 3 квартал 2021 года и обойтись без штрафов. Всю эту работу проделали меньше, чем за два месяца. Это было сложно, но интересно. И невозможное возможно, если иметь сильную команду и уметь правильно расставлять приоритеты.
В один пост такой кейс, конечно, не уместить. Поэтому не стесняйтесь ставить огоньки 🔥 Если пост наберет 20 — расскажу больше подробностей. Это я у матерых блогеров такой прием подсмотрела 😄
#прокачка