Эффективная бухгалтерия: возможно ли это?

Классическую бухгалтерию все привыкли воспринимать как непонятную бюрократическую структуру, которая функционирует сама по себе и не имеет ничего общего с бизнесом. В глазах управленцев бухгалтеры зациклены на бумажках, общаются с контролирующими органами и сдают какую-то отчетность. Этот стереотип складывался годами.
На практике чаще всего так оно и есть.

Когда мы изучаем процессы в компаниях клиентов, часто видим дублирование одних и тех же функций, большое количество ручного труда, сложное взаимодействие между подразделениями. Управленческий и бухгалтерский учет не связаны друг с другом, и главное — бизнес-процессы не соответствуют учетным.  
В итоге бизнес не может вовремя получить качественные данные для принятия правильных решений. Управленческая отчетность, даже если она есть, собирается вручную и постфактум, когда уже момент упущен и нельзя никак повлиять на результат. 

Но может быть и по-другому, когда бухгалтерия не существует отдельно, а идет от потребностей бизнеса, под которые выстраиваются учетные процессы. 

Именно так мы и работаем. Сначала изучаем бизнес-цели и бизнес-процессы, и только после понимания потребностей бизнеса строим учет. 
Учетные процессы в компании должны быть прозрачны и выстроены исходя из потребностей бизнеса, а не наоборот. Благодаря этому управленческая отчетность формируется на базе бухгалтерского учета, а не дублирует информацию, которая уже есть в бухучете. Возможно, вы удивитесь, но до 80% информации для управления можно вытащить из бухгалтерского учета, просто нужно правильно настроить его для этого. Тогда нужные данные будут поступать сразу в управленческий учет, а штат учетных специалистов можно сократить вдвое.

О том, как именно прокачать бухгалтерию, чтобы выстроить такую систему, буду рассказывать в следующих постах.

Как выстроить учетные процессы, чтобы они помогали бизнесу 

Как я писала в прошлом посте, во многих компаниях бухгалтерия работает обособленно и никак не связана с реальными бизнес-процессами. Она не решает задач бизнеса, а только выполняет роль учетчика и готовит обязательную отчетность в государственные органы.
Чтобы это изменить и поставить бухгалтерию на службу бизнесу, нужно начать с пяти шагов.

Шаг 1. Поговорить с собственниками бизнеса, чтобы четко сформулировать итоговую цель и формы отчетов, которые нужны им для управления. Это может сделать аутсорсинговая компания, финансовый директор или главбух — тот, кто будет выстраивать бухгалтерские процессы.

Шаг 2. Детально изучить бизнес-процессы в компании. Для этого встретиться с руководителями ключевых подразделений и понять, что им нужно для повышения эффективности и удобства работы. После чего проанализировать, как сейчас выстроено и документально оформляется взаимодействие с клиентами и поставщиками. 

Шаг 3. Изучить информационные системы, в которых ведется учет. На этом этапе часто обнаруживается, что сотрудники разных отделов выполняют одни и те же функции. Например, финансисты дублируют часть работы бухгалтеров.

Шаг 4. На основе собранной информации выстроить сквозные процессы от бизнеса к финальной отчетности, которая интересна собственникам и руководителям подразделений.

Схема должны выглядеть так:
Бизнес процесс компании – Необходимая документация – Отражение в бухгалтерском или операционном учете – Выгрузка данных (если необходимо) – Корректировка данных для целей управленческой отчетности. 

Шаг 5. Внедрить построенную модель в реальные бизнес процессы. Это самый сложный шаг.
Если последовательно все это сделать, вы получите систему учета, которая строится на основе потребностей вашего бизнеса, и поэтому бухгалтерия дает максимально возможную пользу для бизнеса.

#прокачка

Налоговый мониторинг: зачем это нужно?

Налоговый мониторинг – это такая форма налогового контроля, при которой ФНС получает онлайн-доступ к учетным данным компании. В итоге чтобы анализировать деятельность предприятий, налоговикам не нужно проводить стандартные камеральные и выездные проверки. Они наблюдают за процессами онлайн и обращают пристальное внимание только на те операции, которые выглядят подозрительными.

Стать участником налогового мониторинга может только крупный и средний бизнес, который соответствует условиям:

✔️ сумма уплаченных налогов за год — не менее 100 млн руб.;
✔️ годовой доход — не менее 1 млрд руб.;
✔️ активы — не менее 1 млрд руб.

Плюсы для компании:

➕ организация, которая вступила в налоговый мониторинг, показывает открытость к сотрудничеству с налоговыми органами и получает репутационное преимущество;
➕ когда налоговики находят нарушение, они не штрафуют, а присылают мотивированное мнение. Так компания может оперативно исправить ошибку без санкций;
➕ в рамках мониторинга компания и налоговая инспекция совместно проводят комплексный анализ рисков, что положительно сказывается на работе компании и помогает избежать проблем;
➕ вступление в налоговый мониторинг сокращает затраты компании на сопровождение мероприятий налогового контроля;
можно быстро возмещать из бюджета НДС и акцизы в заявительном порядке без банковских гарантий и поручительств;
➕ можно заранее узнать позицию налоговиков по планируемым сделкам, запросив у них мотивированное мнение. Это поможет в будущем избежать споров и заодно сэкономить на на услугах налоговых консультантов.

Минусы для компании:

➖ нужно настраивать доступ к системе налоговым инспекторам, а это может быть технически сложно;
➖ есть риск утечки информации при прямом доступе.

Есть три способа дать доступ налоговым инспекторам к учетной информации:

1️⃣ Прямой доступ к учетной системе. В реализации это проще всего, но могут быть сложности в настройке прав доступа для внешних пользователей. Кроме того, сотрудникам налоговой инспекции может быть сложно разобраться в чужом интерфейсе.

2️⃣ Аналитическая витрина данных. На витрину из учетной системы выгружается информация, необходимая налоговикам для проверки. Так сотрудникам налоговой инспекции будет проще разобраться, а компании не придется показывать всю внутреннюю кухню в своей учетной системе.

3️⃣ Взаимодействие через телекоммуникационные каналы связи, когда все нужные для проверки документы собирают вручную и отправляют налоговикам через оператора ЭДО. Это очень трудозатратный способ, к тому же временный — с 2024 года его не будет.

Прогнозы развития налогового мониторинга

Налоговый мониторинг — это новое, но уже не революционное нововведение. В 2021 к нему присоединилось максимальное число участников — 131 компания из 18 различных отраслей экономики. В 2022 году мониторинг будет проводиться уже в отношении 339 компаний, а к 2024 году по прогнозам ИФНС количество участников мониторинга возрастет до 7,8 тысяч.
Рост количества участников связан с двумя факторами. Во-первых, у представителей крупного бизнеса растет доверие к такой форме контроля. Во-вторых, с 2022 года снижены стоимостные критерии для перехода на налоговый мониторинг, что позволило вступать в него и среднему бизнесу.

На мой взгляд, налоговый мониторинг пока слишком сложен в реализации и администрировании. Потребуется большое количество усилий, денег и ресурсов для подключения, а окупится проект не быстро: срок окупаемости 3-4 года. Все зависит от интенсивности проверок в вашем бизнесе. Поэтому, принимая решение о переходе на налоговый мониторинг, оцените сколько сейчас людей занимаются в вашей компании взаимодействием с ИФНС. Если это 2 и более человек с полной загрузкой, то можно смело переходить. Если меньше, то есть еще время дождаться обязательного перехода.

#тренды

Выход на рынок Казахстана: особенности администрирования и налоги

Многие наши клиенты из России вышли в Казахстан и получили новые рынки сбыта. Например, крупный производитель крышек и комплектующих для пластиковых бутылей под воду организовал несколько складских площадок в Казахстане, настроил логистические цепочки и за счет контрактов в новом регионе его выручка за 2021 год выросла на 160 миллионов рублей.

Казахстан — перспективный рынок для российских компаний. Бизнес там зарегистрировать просто, а налоги ниже не только чем в России, но и по сравнению со многими другими странами. Расскажу вкратце особенностях администрирования бизнеса и налогообложении в этой стране.

Особенности администрирования бизнеса

Регистрация компании в Казахстане займет около 12 дней. Для этого нужно:

✔️ Подать документы в Департамент юстиции, откуда они автоматически направляются в налоговую и в органы статистики. Это займет 10 дней.
✔️ Открыть банковский счет. На это уйдет 1−2 рабочих дня.

На стадии регистрации нет дополнительных проверок, например, проверок адреса регистрации. Но после того как запустите бизнес, они могут появиться. Технически работать с государственными органами Казахстана довольно удобно:

➕ полностью цифровое взаимодействие с госорганами;
➕ электронную отчетность можно сдавать бесплатно без промежуточных операторов связи;
➕ упрощенный порядок оказания услуг и поставки товаров в рамках Таможенного союза. Например, не нужны дополнительные товаросопроводительные документы, документы из России тоже принимают.

Особенности налогообложения

Операции по НДС полностью автоматизированы и интегрированы с налоговыми органами и таможней. Обязательны электронные счета-фактуры (ЭСФ), сопроводительные накладные (СНТ), ведение «виртуального склада» для 90% операций. Контролирующие органы в режиме онлайн отслеживают движение товаров с момента их ввоза в Казахстан или производства на территории страны и до того момента, когда они доходят до конечного потребителя.

Основные налоги:

✔️ корпоративный подоходный налог (налог на прибыль организаций) — 20%;
✔️ НДС — 12%. При превышении 20 000 МРП нужно вставать на учет по НДС в налоговых органах. МРП — показатель, используемый для расчета пенсий, пособий, штрафов, бюджетных лимитов. С 01.04.2022 он равен 3 180 тенге. 20 000 МРП — это примерно 130 тысяч долларов;
✔️ корпоративный подоходный налог, удерживаемый у источника выплаты. 20% — с доходов от предпринимательской деятельности нерезидента; 15% — с дивидендов, роялти; 5% — с международных перевозок;
✔️ зарплатные налоги за счет работника: индивидуальный подоходный налог — 10%, обязательные пенсионные взносы — 10%, взносы на обязательное социальное медицинское страхование — 2%;
✔️ зарплатные налоги за счет работодателя: 12,5% — социальный налог, социальные отчисления, обязательное социальное медицинское страхование;
✔️ налоги на собственность: налог на имущество — 1,5%, земельный налог — зависит от зонирования земель и поправочных коэффцииентов, налог на транспортные средства — зависит от объема двигателя, сумма налога может составлять от 3 063 до 358 371 тенге.

Думаю, что низкие ставки НДС и зарплатных налогов в сочетании с упрощенными таможенными процедурами — веский повод задуматься о бизнесе в Казахстане и открыть для себя новые возможности. А если воспользоваться многочисленными налоговыми льготами в этой стране, выгода будет еще ощутимее. О них я расскажу отдельно. А посты о работе российских компаний за пределы отечественного рынка теперь буду помечать хэштегом #зарубеж!

С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: начало

Сегодня хочу немного раскрыть внутреннюю кухню аутсорсинга. Каждый крупный проект отличается от других, но есть задачи, которые всегда приходится решать на старте, чтобы потом не увеличивать бухгалтерию линейно вслед за ростом бизнеса. Чтобы не быть голословной, приведу пример одного нашего заказчика. К сожалению, NDA не позволяет назвать его, но компания известная.

В конце 2019 года мы выиграли тендер на бухгалтерский аутсорсинг для активно развивающийся компании на рынке e-grocery — продаже товаров повседневного спроса через интернет. Компанию готовили к продаже, и ей предстояла процедура оценки деятельности, или дью-дила. А в марте 2020 года вся страна села на карантин. Компании, доставляющие продукты питания и хозтовары, резко пошли в рост, в том числе и наш клиент.

Рост — это хорошо, но когда он происходит бешеными темпами, могут быть большие проблемы. Если компания не готова к такому, в учете может случиться хаос и неразбериха. Чтобы справиться с потоком информации и документов, придется срочно нанимать по несколько лишних человек на один участок. Но и это не спасет от искажения данных, которое приведет к ошибочным выводам, неверными управленческими решениями, конфликтам с контрагентами и убыткам.

Но наш клиент оказался готов. Мы не знали, что предстоит взрывной рост его бизнеса. Пандемию невозможно было предсказать. Но на старте стали выстраивать учетные процессы так, чтобы можно было их масштабировать. Большую роль в этом сыграли автоматизированные решения.

Изучив бизнес-процессы клиента, мы отрисовали концептуальный дизайн взаимодействия всех ИТ-систем и учетных процессов, а затем приступили к реализации:

✔️ Настроили интеграции между внутренней операционной системой и 1С:Бухгалтерией

✔️ Перестроили и упростили учетные процессы, например отказались от номенклатурного учета, который был избыточен для бухгалтерии. Номенклатурный учет остался в операционной системе, а при передаче в бухгалтерию номенклатура агрегировалась в две большие группы с НДС 10% и 20%

✔️ Выявили задачи, которые многократно повторяются, чтобы впоследствии автоматизировать их. Для этого за каждым ключевым участком (работа с ритейлерами, банк и касса, реализация) временно закрепили сотрудника уровня «главный бухгалтер» или «заместитель главного бухгалтера». Как аутсорсер мы решаем эту задачу почти на каждом проекте, поэтому у нас есть резерв из сильных сотрудников, которые переходят из одного проекта в другой

Благодаря этому мы смогли оперативно предоставить данные к дью-дилу и ответить на все вопросы аудиторов даже по прошлым периодам, когда учет вели не мы. На следующем этапе началась непосредственная автоматизация. В сегодняшний пост рассказ об этом уже не влезет — напишу отдельно!

#прокачка

С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: окончание

Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:

✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!

✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах

✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования

✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними

✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день

✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц

Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!

#прокачка

Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии

Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.

Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?

Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:

✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.

Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.

Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.

Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.

Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.

#прокачка

ЭДО для кассы: как избавить сотрудников от бумажной волокиты и навести порядок в кассовых документах

Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.

Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.

Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.

➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.

Плюсов гораздо больше:

➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.

➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.

➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.

➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.

➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.

➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.

Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.

#прокачка

Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность

Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.

Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно

Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.

На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.

Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:

✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.

Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.

Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.

Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации

На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:

✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает

Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок

Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?

Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день

Не все в нашей работе идет по налаженным рельсам. Иногда сталкиваешься с такими историями, что хоть кино снимай или в мемуары заноси.

Летом прошлого года нам пришлось пройти испытание на прочность. В одной производственной компании после смерти главного акционера разгорелся корпоративный конфликт. Сменились управленцы компании, а бухгалтерия, финансисты, ИТ и другие ключевые подразделения полным составом в один день не вышли на работу. Работа компании была парализована в прямом смысле слова.

Это произошло в тот момент, когда мы заключали с этим клиентом договор на комплексное бухгалтерское обслуживание. Обычно это многоэтапный процесс: мы обследуем бизнес-процессы, отлаживаем процессы взаимодействия, поэтапно забираем функционал штатных сотрудников. Но здесь нам пришлось очень быстро сориентироваться и идти по другому, кризисному сценарию. Масштабы бедствия были внушительны:

➖ Не было доступа в базы 1С, банк-клиент, личные кабинеты для факторинга, сервисы для сдачи отчётности. Доступы в базы восстановила новая ИТ-служба, которую оперативно нанял заказчик. А чтобы восстановить личные кабинеты для факторинга нам понадобились непростые переговоры с факторинговами компаниями и банками
➖ Не было обмена документами между операционными базами и бухгалтерской программой. Для решения проблемы мы подготовили ТЗ для ИТ-службы, в котором было описано, какие документы и с какой периодичностью нужно выгружать из операционных баз
➖ Завалы на каждом участке

Мы срочно сформировали команду из 25 человек, возобновили доступы к системам и принялись восстанавливать ежедневные операционные процессы. Первым делом создали несколько чатов для оперативного взаимодействия, а в офис клиента посадили нашего сотрудника, который сканировал первичные документы, передавал их нам и взаимодействовал с сотрудниками клиента.

Дальше поэтапно восстанавливали работу:

✔️ Разобрали счета от поставщиков, несогласованные заявки на оплату и подготовили платежные поручения на оплату
✔️ Восстановили участок сверки с контрагентами: акты сверки стали обрабатывать в согласованные сроки
✔️ Забрали на себя взаимодействие с контролирующими органами, вопросы факторинга и инкассации, обработку срочных запросов от руководства

Когда получили доступ в учетные базы стало понятно, что одним налаживанием текущей работы не обойдешься, и нужно восстанавливать учет за два предыдущих месяца. Занимались этим параллельно с текущими задачами: разносили банковские выписки, вносили первичку, сверяли выгруженные данные, исправляли ошибки, готовили уточненные декларации.

В итоге успели подготовить и сдать всю налоговую и зарплатную отчетность за 3 квартал 2021 года и обойтись без штрафов. Всю эту работу проделали меньше, чем за два месяца. Это было сложно, но интересно. И невозможное возможно, если иметь сильную команду и уметь правильно расставлять приоритеты.

В один пост такой кейс, конечно, не уместить. Поэтому не стесняйтесь ставить огоньки 🔥 Если пост наберет 20 — расскажу больше подробностей. Это я у матерых блогеров такой прием подсмотрела 😄

#прокачка

Выход на рынок Узбекистана: особенности бизнеса и налогообложения

У наших клиентов уже есть опыт ведения бизнеса с Узбекистаном, поэтому и мы успели получить некоторый опыт. Сегодня поделюсь информацией для тех, кто задумывается о выходе на новый рынок.

Еще несколько лет назад рынок Узбекистана был похож на тот самый базар из фильмов, где неразбериха, воровство, расчеты наличными и никакой цифровизации. Сейчас страна развивается, и все стремительно меняется. Узбекистан после ряда реформ стал более открытым для международного сотрудничества и инвестиций, а в налоговом законодательстве стало больше порядка. В то же время рынок еще не перенасыщен, а рабочая сила недорогая. Все это делает Узбекистан довольно привлекательной площадкой для открытия бизнеса, особенно в традиционном для этой страны сельском хозяйстве.

Взаимодействие с госорганами

Полностью цифровое, отчеты сдают в электронном виде напрямую без посредников в виде операторов ЭДО. Правда, пока нет единой системы: у каждой инстанции своя программа и с каждой приходится разбираться отдельно.

Ведение операций по НДС полностью автоматизировано и интегрировано с налоговыми органами и таможней. Обязательное ведение электронных счетов-фактур, электронных доверенностей, чеков ККМ, Декларация по НДС заполняется полностью автоматически.

Интересно, что при формировании налогового законодательства Узбекистана многое взяли из российского, поэтому разобраться будет нетрудно. В то же время сложностей меньше. Например, нет такого понятия как НДС с авансов.

Основные налоги

✔️ 15% налог на прибыль организаций.
✔️ 15% НДС.
✔️Налог на прибыль, удерживаемый у источника выплаты: 10% — дивиденды, проценты, роялти, 6% — международные перевозки, 20% — прочие доходы.

Компания может запросить освобождение по международным соглашениям об избежании двойного налогообложения.

✔️Налог с оборота — 4% (предприятиям с совокупным доходом не более 1 млрд сум за год (≈ 95 000 долларов США).
✔️ Зарплатные налоги за счет работника: НДФЛ — 12%, обязательные пенсионные взносы — 10%, взносы на обязательное социальное медицинское страхование — 2%.
✔️ Зарплатные налоги за счет работодателя 12% (соцналог).
✔️Налоги на собственность: налог на имущество — 1,5%, земельный налог — 0,95%, налог на транспортные средства.

Организации с годовым оборотом менее 1 млрд узбекских сумов (≈ 95 000 долларов США) и ИП с оборотом от 100 млн до 1 млрд сумов (≈ 9 500 до 95 000 долларов США) имеют право выбрать упрощенный налоговый режим, где вместо налога на прибыль и НДС платят 4% налога с оборота. Для участников специальных экономических зон и отдельных категорий налогоплательщиков предусмотрен особый порядок налогообложения.

❗️Из минусов: страна не входит в ЕАЭС, поэтому есть пошлины со странами ЕАЭС, нет свободного движения товаров, услуг, капитала и рабочей силы между странами ЕАЭС.

Что имеем в итоге: ставки налогов ниже чем в России и других странах, а Налоговый кодекс похож на российский, ориентироваться проще. От себя добавлю, что по моим ощущениям в Узбекистане чувствуется готовность сотрудничать с Россией, и работать довольно комфортно.

#зарубеж

Управленческий учет. С чего начать

Каждый руководитель рано или поздно понимает, что бухгалтерских данных для того, чтобы эффективно управлять компанией, не хватает. Баланс в лучшем случае раз в квартал, обобщенные цифры без детализации и визуализации — все это никак не способствует тому, чтобы вовремя увидеть проблемы и что-то предпринять.

Первое, что нужно в этот момент понять — от бухгалтера другой аналитики требовать бесполезно, да и неэффективно. У него очень нужные, но совсем другие задачи и мыслит он другими категориями проводок и бухгалтерских стандартов и Налогового кодекса. Если вы будете требовать от него выполнять задачи экономиста или финдиректора, пострадает его основная работа, которую никто не отменял.

Как только вы это приняли, то можно переходить на следующий уровень — понять, в какой точке вы сейчас находитесь и что хотите получить от управленческого учета. А для этого нужно познакомиться со своей компанией заново и посмотреть на нее под другим углом. В этом поможет обследование, которое вы можете провести своими силами, или привлечь специалистов.

Для примера расскажу, как это делаем мы, когда "заходим" в новую компанию, чтобы наладить управленческий учет:

✔️ Анализируем имеющуюся структуру компании или группы компаний: какие есть подразделения, кто за что отвечает, кто кому подчиняется, как они взаимодействуют.

✔️ Анализируем текущие бизнес-процессы. Например, менеджеру по продажам поступил звонок, он его обработал, получил заказ, передал его на склад, там заказ собрали — и вот так прослеживаем все процессы, которые происходят в компании.

✔️ Беседуем с руководителями подразделений, которые взаимодействуют с финансово-экономической службой и/или бухгалтерией. Здесь нам нужно узнать, как проходит это взаимодействие и как они сами понимают для чего это нужно, какие документы передают, есть ли регламенты или все на словах. В этой точке уже можно увидеть, где есть коммуникационный разрыв.

✔️ Исследуем программное обеспечение для бухгалтерии и управленческих задач. Какой у него функционал, есть ли в базах нужные данные, можно ли их трансформировать из бухгалтерских в управленческие, как это сделать с меньшими усилиями и затратами. Например, выручка у клиента отражается по видам деятельности, а для факторного анализа нужно по номенклатурным группам. Изучили ПО, сделали ТЗ для программистов, чтобы система отправляла запросы к электронным документам в 1С и формировала регистры, с которыми уже можно работать.

✔️ Формулируем с клиентом задачи, которые он хочет решить с помощью управленческого учета. Классика жанра: прибыль на бумаге есть, но денег в компании нет, а кредиты и долги растут. "Где деньги, Зин?"

Такое обследование помогает увидеть объективную картину и вскрыть проблемы, о которых вы не знали. Где-то плохо налажена коммуникация между подразделениями, где-то дублируются функции, где-то функционал ПО не используется на полную катушку и сотрудники делают руками то, что давно можно автоматизировать. Случай из практики: кладовщик каждый раз вручную составлял отчет об израсходованных материалах, который нужно было прикладывать к акту выполненных работ. На это уходил час, а руководитель даже не знал о том, что есть такая проблема. Сдали ТЗ для программистов, подшаманили ПО — и вот уже отчет формируется автоматически. К тому же когда понадобится исходные данные можно быстро найти в программе, а не ковыряться в вордовских документах.

По результатам обследования мы составляем проект по постановке управленческого учета, разбиваем на этапы и прописываем задачи внутри каждого из них. Это может быт, например, кодирование справочников, разработка отчетов, регламенты, ТЗ для программистов, переработка учетной политики. Выдаем руководителю рекомендации по построению управленческого учета и подробную дорожную карту.

Чем тщательнее провести обследование, тем качественнее будет результат. И если вы сначала сами пройдетесь по этим этапам и посмотрите на работу компании со стороны, то уже сможете вскрыть проблемы и места, где что-то можно улучшить.

Завожу новый хэштег: #управленка 😉

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: таможня дает добро

Я обещала поделиться подробностями этой истории, если первый пост наберет 20 огоньков. Их набралось аж 125, значит тема вам интересна.

Как я уже писала, на нас сразу навалились задачи по текущей работе, и параллельно с этим надо было готовить и сдавать отчеты. До начала отчетной кампании оставалось чуть больше полутора месяцев, а нам предстояло отчитаться по НДС, налогу на прибыль, водному налогу, страховым взносам, НДФЛ, и кроме того подготовить расчеты по имущественным налогам. Что мы и собирались делать, но нас поджидал сюрприз.

Когда стали анализировать учет, увидели, что есть операции с Беларусью, а это значит, что компания должна сдавать отчеты в Федеральную таможенную службу. Мы этого делать не планировали, да и такими делами в компании чаще всего занимаются не бухгалтеры, а отдельные специалисты. Но на всякий случай поинтересовались у клиента, знает ли он об этом и кто будет отчитываться. И тут выяснилось, что:

✔️ Отчитываться некому.
✔️ Доступа к личному кабинету ФТС нет.
✔️ Отчеты в ФТС нужно сдать уже через 6 дней, а иначе штраф в 50-100 тысяч за каждый документ, в случае с нашим клиентом в сумме это около миллиона.

В конечном счете разгребать эти авгиевы конюшни пришлось нам, причем очень быстро. Мы стали сплошным методом проверять все операции и проваливаться в каждый документ, чтобы понять, что за поставка и включать ли ее в отчет. Другого способа это определить на тот момент не было, а придумывать не было времени. В процессе выяснилось, что часть данных подтягивается из другой базы, к которой у нас сначала не было доступа и пришлось его запрашивать.

Параллельно с этим клиент своими силами восстанавливал доступ к личному кабинету ФТС и искал нужные первичные документы по нашим запросам.  В итоге все успели, отчет сдали в 10 вечера последнего дня. Каких усилий это стоило команде — больно вспоминать, но этот квест мы все-таки прошли успешно.

Следующий этап — квартальная отчетность. Напомню, что дела нам в обычном порядке никто не передавал, нюансов и предыстории мы не знали, вопросы задавать было некому и во все нужно было вникать самим, причем быстро. А у клиента, на минуточку, миллиардные обороты и больше 10 тысяч документов в месяц. Деваться было некуда — снова зарылись в учетные базы и в первичку, все анализировали сами, и для надежности параллельно сверялись с контрагентами. Результат — квартал закрыли вовремя, подготовили и сдали всю отчетность по группе компаний, никаких санкций не было. Это было сложно и работать приходилось чуть ли не круглосуточно. Приятно понимать, что мы такое можем.

Конечно, эта ситуация нестандартная и нам пришлось окунуться в работу сразу, чтобы не бросать клиента один на один с проблемами. Но мы в очередной раз убедились, как важна та предварительная подготовка и обследование компании, которые мы обычно делаем перед тем, как взять ее на обслуживание. Это помогает избежать таких нештатных ситуаций и сюрпризов и выстроить такой план работы, где ничего не будет упущено.

В следующий раз расскажу, как на этом же проекте на зарплатном участке справились, там тоже приключений хватало.

#прокачка

Ныряем в Казахстан: история одного «пожара»

Как по вашему мнению профессионалы осваивают учет и законодательство в других государствах? Сначала тщательно изучают вопрос, а потом уже подкованные предлагают услуги клиентам? 🎓 Нам бы хотелось делать именно так, но в реальности все иначе. Обычно у какого-нибудь клиента вылезают за рубежом проблемы, и нам приходится спешно во все вникать и тушить пожары. Сегодня расскажу одну из таких историй.

У одного из наших клиентов была дочерняя фирма в Казахстане, где учет вела казахстанская аутсорсинговая компания. В какой-то момент клиенту стали поступать запросы: налоговая писала о несоответствиях между декларациями по налогу на прибыль и НДС, а банк сообщал, что просрочена сдача документов по контрактам. Клиент почуял неладное и пригласил аудиторов. Оказалось, что в учете бардак: не хватало документов по экспортно-импортным операциям, кассовые документы проведены не полностью, в декларациях ошибки. Аутсорсер чисто механически работал с тем, что есть, не вникая и не задавая вопросов. Висит незакрытый аванс, документы клиент не прислал — да и бог с ним, пусть дальше висит.

Клиент обратился к нам. У нас на тот момент не было опыта работы в Казахстане, но помочь клиенту было нужно, поэтому выделили руководителя проекта и стали действовать:

✔️ Удаленно наняли в Казахстане главбуха и казначея со знанием местного законодательства. Руководитель проекта лично искал и тестировал кандидатов.
✔️ Сами стали активно изучать особенности учета в Казахстане и увидели массу отличий с Россией, что осложнило работу. Например, план счетов у них 4-значный, счета-фактуры выписывают в специальной программе в электронном виде, НДС с авансов нет, а декларации там не уточненные, а дополнительные. Если в декларации был показатель 100 рублей, а надо 120, там подают не новую на 120, а дополнительную на 20. Таких дополнений может быть несколько, и, чтобы выйти на окончательные цифры, нужно сложить все декларации.
✔️ Погрузились вместе с казначеем в валютное администрирование.

В процессе оказалось, что у клиента за годы работы накопилось более 100 незакрытых валютных контрактов в банке. Тут сложились и непрофессионализм аутсорсера и попустительство со стороны банка. Потом в банке сменились сотрудники, появились автоматизированные системы контроля — и стали вылезать косяки, за которые клиенту грозили миллионные штрафы. Мы стали скрупулезно собирать пазл, чтобы закрыть вопросы с банком:

✔️ Искали недостающие документы, чтобы закрыть оплату: ГТД, заявления на ввоз и т.д. Ситуация осложнялась тем, что некоторые контракты были 5-7 летней давности, поэтому копались в архивах. Часть документов не нашли и их пришлось восстанавливать.
✔️ Предоставляли документы в ответ на уведомления банка.
✔️ Пересдавали в налоговую документы по ввозному НДС по странам ЕАЭС, где были ошибки.
✔️ Делали акты сверок для банка и закрывали недействующие контракты. По некоторым контрактам делали допсоглашения и продлевали сроки оплаты, чтобы избежать штрафов.

Параллельно клиент захотел сменить банк, поэтому мы переводили его дела в другой банк и регистрировали там действующие контракты. Все это заняло у нас три месяца. Мы обработали 147 валютных контрактов и нам удалось обойтись без штрафов от Нацбанка. Были только предупреждения, что считаем большой удачей, учитывая изначальную плачевную ситуацию.

Помимо этого сдали дополнительные декларации по НДС и налогу на прибыль, а еще поддерживали текущую деятельность клиента. Так мы стали спецами и по Казахстану, а руководитель этого проекта впоследствии возглавила направление по финансовому аутсорсингу в странах СНГ и продолжает тушить пожары у клиентов.

Если у вас тоже есть подразделения в других государствах, не пускайте все на самотек и не надейтесь только на местных аутсорсеров. Периодически заказывайте аудит, чтобы увидеть проблемы вовремя. А еще хорошо иметь какую-то контролирующую прослойку в своей стране. Например, в этой истории у нас хорошо сработала связка местных казахстанских спецов с российским аутсорсером.

#зарубеж

Регламенты в бухгалтерии: заработная плата

Я уже писала о том как важны регламенты, в этом посте хочу немного углубиться и рассказать про регламенты по расчету заработной платы.

Зарплата — самый чувствительный участок в учете. Если что-то на этом участке не так — это неизбежно приведет к недовольству всего коллектива, а потом к жалобам в трудовую инспекцию и вытекающим из этого неприятностям. Процессы на этом участке идут по цепочке, которую нельзя нарушать. Например, сотрудник пишет заявление на отпуск, руководитель передает его в отдел кадров, оттуда передают информацию в бухгалтерию для расчета отпускных. Cбой на любом этапе ведет к сбою по всей цепочке.

При четко прописанном регламенте у вас ничего не посыпется, если сменится главбух или другие ответственные сотрудники. Все будет работать как и работало, а вы всегда сможете ответить на вопросы налоговой или трудовой инспекции. Если же наоборот, люди ушли, а процессы не описаны, новой команде придется разбираться с нуля что и откуда берется.

Когда мы берем компанию на обслуживание, в первую очередь разграничиваем зоны ответственности: за что отвечаем мы, а за что сотрудники клиента. В компаниях со своей бухгалтерией так же нужно разграничить зоны ответственности между подразделениями. Для составления регламента изучаем локальные нормативные акты и получаем информацию о датах выплаты зарплаты, видах начислений, надбавках и коэффициентах, наличии иностранцев и любую другую информацию, которая может повлиять на расчеты. В регламенте прописываем:

✔️ Кто и в какие сроки предоставляет информацию для расчета зарплаты, отпускных и других выплат. Например, принимаем информацию от руководителей подразделений или только от сотрудника отдела кадров, а заявления на отпуск должны предоставить не позднее чем за 5 дней до начала. Подробно прописываем сроки предоставления документов по каждому виду расчета: отпуск, больничный, увольнение, премии, надбавки.

✔️ В каком виде поступает эта информация: через ЭДО, сканы по электронной почте, загрузка в учетную систему, оригиналы документов. Если на заявлениях обязательно должны стоять визы определенных руководителей, это тоже прописываем.

✔️ Процесс расчета и перечисления зарплаты, налогов и других сопутствующих платежей: в какие сроки происходит расчет, кто ответственный за подготовку платежей по зарплате, кто и в какие сроки должен предоставить реквизиты для перечисления.

✔️ Как и в какие сроки отражаются в бухгалтерском и налоговом учете зарплатные начисления и кто это делает.

✔️ Кто, когда и какую отчетность готовит по зарплате и взносам. Кто ее утверждает, за сколько дней направляют на утверждение.

✔️ Взаимодействие с контролирующими органами: кто и когда отвечает на запросы, требуется ли согласование ответа перед отправкой.

✔️ Взаимодействие с сотрудниками: кто и в какой срок отвечает на вопросы сотрудников и готовит им справки о доходах, в каком виде и по каким каналам передаются запросы от сотрудников.

Удобно в отдельном документе зафиксировать график документооборота, чтобы каждый сотрудник знал, что и когда он должен передать, чтобы выплаты всегда считали вовремя и правильно. Это заявления на отпуск, командировочные документы,больничные и т.д.

С таким регламентом и графиком не будет разборок кто прав, а кто виноват, если что-то пошло не так. Например, сотрудник пожаловался на то, что из зарплаты не удержали алименты и его бывшая жена не получила деньги. По регламенту исполнительные листы от сотрудников в бухгалтерию должен передавать руководитель подразделения, но он этого не сделал. Соответственно, вопрос не к бухгалтерии, а к руководителю. Или не ответили на запрос бухгалтерии об основании для списания, его неверно идентифицировали и отчет составили некорректно. Здесь претензии к тому кто не ответил на запрос.

То есть всегда видно, чья неисполнительность привела к проблеме.Со временем руководители и сотрудники привыкают, что все делать нужно строго по регламенту, сбои в цепочке исчезают, а бухгалтерия перестает всегда быть крайней.

#прокачка

Налоговая оптимизация: едем в регионы

Недавно мы перевели один консалтинговый бизнес из Москвы в Элисту. Теперь компания платит не 6 % с дохода, а 1 %. Таким образом за 10 месяцев сэкономили около 5 млн. руб. на налоге.

О таком способе оптимизации как переезд в регион с низкими налоговыми ставками знают не все, а если и знают, то боятся или не хотят возиться. Сегодня расскажу об этом поподробнее, ведь сейчас не самые «жирные» времена и экономия очень актуальна.

Регионы имеют право на свое усмотрение снижать ставки по УСН, и многие из них так и делают. И если «прописать» бизнес в одном из таких регионов, для вас будет действовать сниженная ставка. Для этого организации нужно арендовать офис в льготном регионе и направить в ИФНС документы на смену юридического адреса. ИП достаточно прописаться в льготном регионе. Могут быть нюансы в зависимости от вида бизнеса и целей. Где-то придётся открыть обособленное подразделение по месту нахождения производства, а в некоторых случаях можно не имеющуюся организацию переводить, а открыть новое юрлицо в регионе. В этом посте в технические детали углубляться не буду, в любом случае такие мероприятия лучше проводить при поддержке юристов или налоговых консультантов. Здесь я хочу лишь поближе познакомить вас с такой возможностью.

Имейте в виду, что нужно внимательно читать местные законы. Где-то льгота действует только для определенных видов деятельности, где-то имеет значение дата регистрации или есть другие условия. Для примера приведем несколько регионов с более или менее «универсальными» льготами, которыми могут воспользоваться если не все, то многие:

✔️Республика Калмыкия. Элиста. 
Сниженные ставки для впервые зарегистрированных в 2020-2022 годах организаций и ИП, и для тех, кто в в 2020-2021 годах перерегистрировал бизнес в Калмыкии в связи с переездом. Ставки для «доходной» упрощенки начинаются с 1 %, а для «доходно-расходной» с 5 % с постепенным увеличением до стандартных в течение 5 лет. Есть законопроект о снижении ставок для УСН «Доходы» до 1 % на 2023-2025 годы с постепенным увеличением до стандартной в течение 10 лет.

✔️Санкт Петербург.
7% для УСН «Доходы минус расходы».

✔️Республика Удмуртия.
До 2023 года включительно на УСН «Доходы» 1% за первый год и 3 % за второй. На УСН «Доходы минус расходы» 5 % на 2 года. Льготные ставки действуют для тех, кто зарегистрировался/перерегистрировался в 2022-2023 годах.

✔️Мурманская область.
То же самое, что в Удмуртии, но ставка на УСН «Доходы» стабильно 1 % на два года. Перерегистрация должна быть в 2022 году, но срок могут продлить.

✔️Чеченская республика. Бессрочно 1 % для УСН «Доходы» и 5 % для «Доходы минус расходы» если в штате до 20 человек, 2 и 7% соответственно если в штате от 21 до 40 человек. Для пострадавших от ковида отраслей ограничения по численности не действуют.

✔️Пермь и Пермский край. 
С 2022 года для впервые зарегистрированных льготные ставки на три года: на УСН «Доходы» 1, 2 и 4 %, для «Доходы минус расходы» – 5, 7 и 10 %.

Придерется ли налоговая?
Давайте посмотрим на обратную ситуацию. Многие компании регистрируются не у себя в регионах, а в Москве. Кто-то хочет выглядеть солиднее, а кому-то спокойнее «затеряться» в мегаполисе и не привлекать излишнего внимания у себя на родине. За это никто не преследует, и нет повода бояться, что к самому факту прописки в другом регионе могут придраться.

Что касается экономии на налогах, то когда регионы вводят такие льготы для новичков и «переезжающих» компаний – они таким образом привлекают деньги в местный бюджет и сами стимулируют к переезду бизнеса. Кошмарить за это не в их интересах.

Чтобы обезопасить себя не подходите к вопросу слишком легкомысленно и соблюдайте все необходимые формальности при переезде. Не прописывайте фирму в адресах массовой регистрации, а снимите нормальное помещение и повесьте табличку, чтобы вас легко можно было найти – налоговая может прийти проверить адрес. Вовремя получайте корреспонденцию по юридическому адресу и отвечайте на запросы от налоговой.

#оптимизация

​ПО для управленческого учёта: какое выбрать, и почему мы так любим Excel

Есть разные варианты ПО для «управленки», но однозначно сказать о каком-то, что он лучший, не могу. Тут все очень зависит от масштабов бизнеса, целей и от того, какие специалисты у вас есть, чтобы работать с этим ПО.

Облачные сервисы. Например, «Моё дело Финансы», «План-Факт», «Adesk». Хороши для малого бизнеса. Там всё просто и понятно, и если нет в штате экономиста или финдира, собственник бизнеса вполне может сам пользоваться программой. Из минусов — поменять что-то в этих сервисах под свои нужды можно, но возможности кастомизации ограничены.

Стационарные программы на базе 1С. Здесь больше функций и возможностей настроить их под себя. Но и работать с ними должны уже специалисты соответствующего уровня. Человек без знаний и опыта ни настроить сам не сможет, ни понять и применить.

ERP-системы: SAP, Oracle и т.д. — это для крупных холдингов, где комплексная автоматизация всего и вся. Для малого и среднего бизнеса сложно и дорого.

Excel. Его часто недооценивают, а между тем это эффективный и доступный инструмент для управленческого учета. Не требует больших денег и знания языков программирования, очень гибок, имеет много встроенных функций и инструментов.

Мы активно используем возможности Excel когда готовим управленческие отчеты для клиентов из среднего и крупного бизнеса. Берем данные из бухгалтерской базы и трансформируем в нужный вид. Формы и методика заполнения зависят от нужд компании. Это может быть и простая расшифровка к бухгалтерской отчетности, и более сложные формы: например, мэппинг таблиц или факторный анализ. Своих бухгалтеров мы хорошо прокачали для работы в Excel, и теперь они плотно работают со сводными таблицами и встроенными функциями, а из их лексикона исчезло слово «крыжить» 😃 Они стали понимать язык финансистов и экономистов.

Таблицы нужно разработать один раз, а дальше бухгалтеры просто вставляют новые диапазоны данных из учетной системы. Если нужно смоделировать более сложные бизнес-процессы в том же Excel, у нас есть отдельное подразделение со специалистами по финансовому учету и экономическому анализу. Например если нужно сопоставлять план и факт, отклонения, по номенклатуре, по взаиморасчетам. Это экономит ресурсы клиента на старте, если он в дальнейшим планирует внедрять более сложные автоматизации.

На скрине пример визуализации наших отчетов под клиента, которые заполняют бухгалтеры. В форме-отчете руководитель может выбрать любой период для сравнения и увидеть факторный анализ изменения выручки или валовой прибыли. Так руководитель может увидеть точки роста и ему не нужно для этого запрашивать информацию у бухгалтеров и экономистов.

Независимо от того, какое ПО вы в итоге выберете, рекомендую сначала реализовать свои «хотелки» в Excel. Например, развернуть и детализировать показатели квартальной отчетности, использовать сводные таблицы, диаграммы и графики. Так можно опробовать разные варианты и потом с меньшими затратами автоматизировать процессы.

#управленка

К чему готовиться, если собираетесь внедрять 1С:ERP

Нередко сталкиваюсь с тем, что руководитель решает внедрить в компании ERP-систему. Обычно он плохо себе представляет, что стоит за этим процессом и через что придется пройти на этапе внедрения. Хочу предостеречь от некоторых ошибок и заблуждений, чтобы вы начали этот квест с реальным взглядом на вещи.

После того, как из России ушли SAP и Oracle, наиболее популярной альтернативой стал продукт 1С: ERP, на него и буду ориентироваться. Продукт непростой, т.к. нужно самостоятельно задавать все алгоритмы. Настройке поддается, но нелегко. Специалисты, которые хорошо умеют это делать, пока в дефиците. Бывает, что внедрять ERP-систему начинает одна команда, потом посередине пути подрядчика меняют. И далеко не всегда он продолжает работу предыдущего внедренца — иногда оказывается проще начать все заново.

1. Определитесь с целью. ERP может охватывать все бизнес-процессы в компании, или только часть. Определите, хотите ли вы все «загнать» в единый контур, или часть процессов оставить за его пределами и вести по старинке. От этого будет зависеть цена проекта и срок внедрения. Исходя из практики могу сказать, что чаще всего есть сложности в настройке участка по зарплате, поэтому некоторые не заводят его в ERP.

2. Будьте готовы к тратам на внедрение. Это не тот случай, когда можно установить купленную программу и сразу работать в ней. Поэтому не думайте, что все ограничится стоимостью коробочного решения. Будет еще много трат на настройку и обкатку решения и на обучение сотрудников. Общий бюджет будет от двух миллионов и выше.

3. Начинайте обучать сотрудников заранее. Если при смене одной учетной системы на другую сотрудникам перестроиться нетрудно и надо просто привыкнуть, то ERP — это совсем другая, специфическая история. Алгоритмика там очень сложная, с лету работу в системе не освоишь и уж тем более самостоятельно не разберешься. Нужно до начала внедрения вводить сотрудников в курс дела, чтобы они привыкали и понимали, что происходит. А еще будьте готовы к тому, что работы у сотрудников будет больше — опять-таки из-за специфики системы. Например, там, где у вас раньше было только поступление и реализация, в ERP будет 7-8 итераций: документ поступил, его передали кладовщику, оттуда передали с согласованием или без согласования и т.д.

4. Не ждите быстрого результата. Если хотите внедрить весь функционал ERP, в более или менее крупных компаниях процесс займет от полугода. В компаниях поменьше можно уложиться за три месяца, у нас есть подобный кейс. Пока все процессы не обкатаются, какое-то время придется работать и в старой, и в новой системе.

Если ко всему этому вы готовы и планируете внедрять ERP, дам пару советов из практики:

✔️ Предварительно продумайте логику всех процессов. Нужно понять, что у вас есть сейчас, к чему хотите прийти и как переложить все это в ERP. Для этого нужны опытные методологи. Если у вас таких нет, привлеките их со стороны. Без этого вы рискуете не прийти к желаемому результату и придется начинать заново. У нас сейчас в работе проект, который мы «подхватили» на полпути. Прежние подрядчики неверно продумали логику, взяли не те виды документов и в итоге система не считала себестоимость.

✔️ Внутри компании лучше иметь сильного специалиста, ответственного за проект, и с очень хорошей мотивацией, в том числе материальной. Если проект вам делают франчайзи, они не всегда достаточно заинтересованы в том, чтобы у вас все работало сразу и без сбоев.

Отнеситесь к внедрению ERP как постройке дома. Чтобы дом получился каким нужно и прочно стоял, нужно тщательно продумать архитектуру и внедрять проект поэтапно. Быстро, дешево и без продуманного проекта вместо дома можно получить соломенный шалаш Ниф-Нифа.

Если эта тема вам интересна, могу поделиться кейсом внедрения 1C: ERP в одной из компаний. Наберется 50 лайков — расскажу 😉

#прокачка

Сегодня день бухгалтера, а значит будем поздравлять и дарить подарки!

Из поста в пост я развенчиваю мифы об аутсорсинге и рассказываю, как мы решаем сложные задачи клиентов, тушим пожары, наводим порядок в бухгалтерии, внедряем управленческий учет и придумываем, как упростить и автоматизировать процессы. Надеюсь, вы нашли для себя что-то полезное и увидели, что бухгалтерию можно развернуть в сторону бизнеса, и что это интересный и творческий процесс.

За моими живыми историями стоит упорный труд более чем 90 наших сотрудников: бухгалтеров, кадровиков, методологов, аудиторов и других профессионалов своего дела. Все, о чем я пишу, не придумано и не взято из интернета, а проработано и обкатано на практике в компаниях среднего и крупного бизнеса.

Сегодня в честь праздника предлагаем вам стать не просто читателями, а участниками этих историй и увидеть нас в деле:

✅ Бесплатно проведем экспресс-анализ вашей базы на предмет корректности ведения бухгалтерского и налогового учета за текущий год.

✅ Проранжируем выявленные ошибки с точки зрения рисков.

✅ Подскажем, как минимизировать налоговые последствия.

✅ Дадим рекомендации по автоматизации ручного труда и оптимизации документооборота.

А если вы уже решили прийти к нам на аутсорсинг, дарим 50% скидку на бухгалтерское сопровождение за первый месяц.

Для получения подарка поставьте «+» в комментариях под этим постом, и или напишите «Хочу подарок» в @mdelocorp, и мы с вами свяжемся.

Предложение действительно для тех, кто напишет до 28 ноября включительно.

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: зарплатный квест

Продолжаю рассказывать о наших приключениях, когда мы спешно подхватывали дела в компании, в один день оставшейся без бухгалтерии.

На зарплатном участке нас ждали авгиевы конюшни. Погружаясь в работу мы одну за другой обнаружили массу проблем:

➖ В базе не было табелей рабочего времени и все начисления делали вручную. Соответственно, средняя зарплата для отпусков, командировок и выходных пособий рассчитывалась неверно.

➖ Выплаты увольнений, зарплаты, авансов и отпусков в программе проводили всегда последним днем месяца, хотя фактически деньги перечисляли в разные числа. Это сильно усложнило подготовку отчёта 6-НДФЛ, учитывая, что этот отчёт нужно было сдать почти по сотне обособленных подразделений.

➖ Не было внутренних нормативных документов, из которых можно бы понять порядок расчета заработной платы.

➖ Людям в последние три месяца не выплачивали отпускные и больничные. Как оказалось, к тому моменту они уже успели подать жалобу по этому поводу и на нас посыпались требования из трудовой инспекции. Компании грозила административная ответственность.

➖ Для выгрузки сдельных нарядов с производственных площадок у нас не было паролей, а у сотрудников на другой стороне они были зашифрованы.

Первый аванс пришлось выплатить по имеющимся в программе данным, потому что отдел кадров оказался вообще не готов и не знал, где были сотрудники весь месяц, а оперативно собрать данные со всех подразделений в разных регионах не получалось. Мы надеялись, что предыдущая бухгалтерия все-таки отразила в программе периоды работы. Параллельно с этим разгребали проблемы:

✔️ Общались с руководителями подразделений и добывали хоть какое-то подобие табелей. Далеко не всегда они реагировали быстро, поэтому процесс поначалу шел туго.
✔️ Сделали ТЗ для айтишников, чтобы они переписали весь маршрут выгрузки из производственных площадок и перенастроили его во всех базах.

✔️ Напрямую у сотрудников запрашивали их электронные больничные, в отделе кадров — бумажные, а в «обособки» отправили запросы, чтобы пересмотрели имеющиеся у них. Сверили все это с тем, что есть в программе и доплатили все недостающее.

✔️ Запросили в подразделениях информацию, кто когда был в отпусках. После того, как кадровики завели периоды в программу, мы рассчитали и выплатили отпускные.

✔️ Готовили информацию по запросам из трудовой инспекции на 1500 человек: по трудовым договорам, составу задолженности, срокам погашения.

✔️ Готовили информацию для руководителя: ФОТ по подразделениям, суммы налогов и взносов, типы премирования, переработки.

Всю эту работу в ускоренном темпе делали два расчетчика и руководитель группы. Итог работы: восполнили пробелы и отправили информацию в ФСС, навели порядок в расчетах и выплатили сотрудникам все недостающее с компенсацией за задержку, ответили на запросы госорганов, отправили зарплатные отчеты. Плюс в процессе мы неожиданно для себя стали получать благодарности от руководителей и сотрудников клиента, потому что расчетки наконец-то стали понятными и прозрачными. До этого разобраться в начислениях было невозможно. Через два месяца работы провели годовую инвентаризацию, привели в соответствие счета учета и списали задолженность/переплату, которые не подлежат взысканию. Преемнику передавали дела в полном порядке, где каждое начисление можно было проследить и обосновать.

Штраф от трудовой инспекции все-таки был, но на это мы повлиять уже никак не могли — нарушения и задержки по выплатам назад не откатишь. А вот отчетность сдали вовремя и без штрафов, что считаем большой удачей, учитывая сколько было проблем.

#прокачка