Сегодня в рамках цифровой трансформации стартует серия стратегических сессий для сотрудников муниципалитета и подведомственных организаций. В течение нескольких дней они пройдут обучение и практические занятия на основную тему – дизайн-мышление. Это такой востребованный сегодня подход к решению задач в самых различных областях – от инженерных разработок и организационных процессов до научных исследований и бизнес-идей.

Суть дизайн-мышления, если вкратце, состоит в том, чтобы при решении задачи найти самый эффективный путь, который позволит добиться конечной цели, при этом вполне возможно и не решая исходную задачу. Например, если стоит задача "построить железную дорогу", то можно просто построить дорогу, а можно спросить “А зачем вам она?». Второй вариант открывает множество других решений, возможно, более эффективных и полезных для конечного получателя услуги. При этом главной особенностью дизайн-мышления, в отличие от аналитического мышления, является не критический анализ, а творческий процесс, в котором порой самые неожиданные идеи ведут к лучшему решению проблемы.

Сессии будут разбиты на три этапа, при этом основной упор сделан на практические занятия.

Как мы уже говорили, сегодня стартовала серия стратегических сессий для сотрудников муниципалитета. Вячеслав Кожухов, директор МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» - организации, курирующей проект по цифровизации муниципалитета рассказывает для чего организовано новое обучение сотрудников и каких результатов можно ожидать.

- Муниципалитет в целом взял курс на цифровизацию, это часть большого процесса перехода к цифровой экономике. В текущем году мы запустили подготовки к цифровой трансформации. В июне прошел первый курс обучения для муниципалитета и подведомственных организаций. Наши специалисты получили базовые знания в процессном управлении, каждый создал опись двух-трех своих процессов, прошел специальное анкетирование. Затем мы отобрали команду изменений, которые сейчас продолжают обучение. С ними плотно работают бизнес-тренеры, которые более подробно рассказывают о том, как эти процессы формируются, как они составляются в BPMs редакторе, как затем уже перекладываются в информационные системы.

С сегодняшнего дня начался новый этап обучения для всех сотрудников. Нам сегодня рассказывают о такой методологии как дизайн-мышление – это такой в меньшей степени аналитический подход к подаче информации, к решению задачи, а в больше - творческий. И входе этого курса сотрудники попробуют собрать панели управления для своих руководителей. То есть, создать электронный интерфейс, с помощью которого руководитель мог бы видеть всю информацию о работе своего подразделения практически в режиме онлайн и не загружать сотрудников дополнительными отчетами. Эти два дня они занимаются проектированием, а на следующей неделе уже готовые проекты каждая группа будет презентовать своим руководителям. И здесь начнется совместная работа руководителей и сотрудников, где они будут обсуждать какой информацией наполнить панели, где достаточно данных, где нужно дополнить.

В результате сегодняшних сессий шестьсот человек будут обучены новой для нас методике. А главное - будет создан задел на следующий год, когда мы начнем работать с этими панелями управления для руководителей. И всё это в комплексе позволит каждому руководителю, каждому сотруднику быстрее и качественнее получать необходимую для работы информацию, собирать аналитику, возможно даже моделировать какие то ситуации и превентивно принимать меры.

При этом что самое важное. Главная цель всего процесса цифровой трансформации – вывести предоставление услуг для граждан на новый уровень. Сделать их получение удобнее быстрее, комфортнее. Это будет складываться за счет того, что мы снизим рутинную работу у сотрудников и у них появится больше времени - они будут качественнее и быстрее обрабатывать запросы граждан. Также в дальнейшем у нас появятся сервисы, с помощью которых граждане смогут получать услугу, не приходя в администрацию или получать необходимую информацию в режиме онлайн.

Своими впечатлениями по первому дню стратегических сессий и в целом по процессу цифровой трансформации делится Татьяна Федонькина, начальник Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска».

- Тема занятия для нас необычная, но тем не менее очень интересная и нужная. В первую очередь она заставляет людей думать. Не просто рутинно подходить к своей деятельности, а размышлять, и с другой стороны смотреть на свою работу. Один из основных вопросов – мы занялись разработкой панели управления руководителя. Это очень нужная тема, которая давно у нас обговаривалась. То есть, непосредственно каждый руководитель должен иметь перед собой панель, где будет видеть какие-то контрольные точки с результатами деятельности своих сотрудников. Там может даже отражаться настроения коллектива, либо кадровые движения. То есть, любой руководитель будет информирован гораздо больше, чем сейчас. Впоследствии вся информация с этих панелей, информационных баз будет сводиться. Любая деятельность будет отображаться в четких данных, которые будут доступны не только исполнителю, а и всем остальным сотрудникам администрации города. Мы исключим переписку, лишние запросы, а будем пользоваться одной большой информационной базой. А конечной точкой процесса станет повышение качества и скорости предоставления муниципальных услуг населению, на что и направлен процесс цифровой трансформации.

Сегодня ещё 300 человек проходят первую часть стратегической сессии в рамках цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Накануне один из ведущих российских бизнес-тренеров Мадлен Батурина, которая проводит сессии, рассказала о содержании мероприятия и дальнейших шагах.

О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.

О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.

О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.

О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.

Побеседовали с Александром Поповым, заместителем директора Департамента городского хозяйства, участником команды поддержки изменений, который работает над проектом «Сокращение времени подготовки и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов»

- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Контрактная деятельность является одним из основных направлений не только в нашем департаменте, но и в остальных подразделениях администрации, и этот процесс требует значительных трудовых ресурсов.

- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Длительный процесс согласования, ошибки в документации.

- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- На мой взгляд существенно упростило бы процесс, если бы существовала некая база актуальных типовых контрактов по направлениям закупок департамента, а согласование проходило бы электронной форме. Также необходимо пересмотреть саму модель прохождения процесса создания и согласования муниципального контракта.

- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- На создание и согласование проекта контракта будет уходить не более 8 часов, а ошибки в документации будут исключены.

- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно- Сахалинска?
- Безусловно, чем быстрее готовится и согласовываться закупочная документация, тем быстрее проходят торги и определяются поставщики. Соответственно вопросы благоустройства, пассажирского транспортного обслуживания, ЖКХ и т.д., которые прямо влияют на качество жизни населения, будут решаться быстрее.

- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Я вижу в этом возможность запустить «перезагрузку» устоявшихся процессов, модель протекания которых на мой взгляд, утратила свою актуальность. Хочу минимизировать бумажную волокиту и уйти от такого понятия «так всегда делали».

- Как бы вы могли оценить взаимодействие с командой консультантов РИР?
- Всегда приятно работать с профессионалами, поэтому на пять баллов.

Новый выпуск дайджеста цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска доступен для скачивания.

В свежем номере:
- Для чего проводятся стратсессии и к каким результатам нужно стремиться
- Чему обучались руководители подразделений на недавних тренингах
- Как выглядят интерфейсы цифровизируемых процессов
- А также новости, комментарии и много интересной и полезной информации

Приятного чтения)

Подробно о цифровой трансформации Южно-Сахалинска.