Как мы уже говорили, сегодня стартовала серия стратегических сессий для сотрудников муниципалитета. Вячеслав Кожухов, директор МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» - организации, курирующей проект по цифровизации муниципалитета рассказывает для чего организовано новое обучение сотрудников и каких результатов можно ожидать.

- Муниципалитет в целом взял курс на цифровизацию, это часть большого процесса перехода к цифровой экономике. В текущем году мы запустили подготовки к цифровой трансформации. В июне прошел первый курс обучения для муниципалитета и подведомственных организаций. Наши специалисты получили базовые знания в процессном управлении, каждый создал опись двух-трех своих процессов, прошел специальное анкетирование. Затем мы отобрали команду изменений, которые сейчас продолжают обучение. С ними плотно работают бизнес-тренеры, которые более подробно рассказывают о том, как эти процессы формируются, как они составляются в BPMs редакторе, как затем уже перекладываются в информационные системы.

С сегодняшнего дня начался новый этап обучения для всех сотрудников. Нам сегодня рассказывают о такой методологии как дизайн-мышление – это такой в меньшей степени аналитический подход к подаче информации, к решению задачи, а в больше - творческий. И входе этого курса сотрудники попробуют собрать панели управления для своих руководителей. То есть, создать электронный интерфейс, с помощью которого руководитель мог бы видеть всю информацию о работе своего подразделения практически в режиме онлайн и не загружать сотрудников дополнительными отчетами. Эти два дня они занимаются проектированием, а на следующей неделе уже готовые проекты каждая группа будет презентовать своим руководителям. И здесь начнется совместная работа руководителей и сотрудников, где они будут обсуждать какой информацией наполнить панели, где достаточно данных, где нужно дополнить.

В результате сегодняшних сессий шестьсот человек будут обучены новой для нас методике. А главное - будет создан задел на следующий год, когда мы начнем работать с этими панелями управления для руководителей. И всё это в комплексе позволит каждому руководителю, каждому сотруднику быстрее и качественнее получать необходимую для работы информацию, собирать аналитику, возможно даже моделировать какие то ситуации и превентивно принимать меры.

При этом что самое важное. Главная цель всего процесса цифровой трансформации – вывести предоставление услуг для граждан на новый уровень. Сделать их получение удобнее быстрее, комфортнее. Это будет складываться за счет того, что мы снизим рутинную работу у сотрудников и у них появится больше времени - они будут качественнее и быстрее обрабатывать запросы граждан. Также в дальнейшем у нас появятся сервисы, с помощью которых граждане смогут получать услугу, не приходя в администрацию или получать необходимую информацию в режиме онлайн.

Своими впечатлениями по первому дню стратегических сессий и в целом по процессу цифровой трансформации делится Татьяна Федонькина, начальник Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска».

- Тема занятия для нас необычная, но тем не менее очень интересная и нужная. В первую очередь она заставляет людей думать. Не просто рутинно подходить к своей деятельности, а размышлять, и с другой стороны смотреть на свою работу. Один из основных вопросов – мы занялись разработкой панели управления руководителя. Это очень нужная тема, которая давно у нас обговаривалась. То есть, непосредственно каждый руководитель должен иметь перед собой панель, где будет видеть какие-то контрольные точки с результатами деятельности своих сотрудников. Там может даже отражаться настроения коллектива, либо кадровые движения. То есть, любой руководитель будет информирован гораздо больше, чем сейчас. Впоследствии вся информация с этих панелей, информационных баз будет сводиться. Любая деятельность будет отображаться в четких данных, которые будут доступны не только исполнителю, а и всем остальным сотрудникам администрации города. Мы исключим переписку, лишние запросы, а будем пользоваться одной большой информационной базой. А конечной точкой процесса станет повышение качества и скорости предоставления муниципальных услуг населению, на что и направлен процесс цифровой трансформации.

Сегодня ещё 300 человек проходят первую часть стратегической сессии в рамках цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Накануне один из ведущих российских бизнес-тренеров Мадлен Батурина, которая проводит сессии, рассказала о содержании мероприятия и дальнейших шагах.

О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.

О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.

О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.

О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.

Побеседовали с Александром Поповым, заместителем директора Департамента городского хозяйства, участником команды поддержки изменений, который работает над проектом «Сокращение времени подготовки и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов»

- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Контрактная деятельность является одним из основных направлений не только в нашем департаменте, но и в остальных подразделениях администрации, и этот процесс требует значительных трудовых ресурсов.

- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Длительный процесс согласования, ошибки в документации.

- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- На мой взгляд существенно упростило бы процесс, если бы существовала некая база актуальных типовых контрактов по направлениям закупок департамента, а согласование проходило бы электронной форме. Также необходимо пересмотреть саму модель прохождения процесса создания и согласования муниципального контракта.

- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- На создание и согласование проекта контракта будет уходить не более 8 часов, а ошибки в документации будут исключены.

- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно- Сахалинска?
- Безусловно, чем быстрее готовится и согласовываться закупочная документация, тем быстрее проходят торги и определяются поставщики. Соответственно вопросы благоустройства, пассажирского транспортного обслуживания, ЖКХ и т.д., которые прямо влияют на качество жизни населения, будут решаться быстрее.

- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Я вижу в этом возможность запустить «перезагрузку» устоявшихся процессов, модель протекания которых на мой взгляд, утратила свою актуальность. Хочу минимизировать бумажную волокиту и уйти от такого понятия «так всегда делали».

- Как бы вы могли оценить взаимодействие с командой консультантов РИР?
- Всегда приятно работать с профессионалами, поэтому на пять баллов.

Новый выпуск дайджеста цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска доступен для скачивания.

В свежем номере:
- Для чего проводятся стратсессии и к каким результатам нужно стремиться
- Чему обучались руководители подразделений на недавних тренингах
- Как выглядят интерфейсы цифровизируемых процессов
- А также новости, комментарии и много интересной и полезной информации

Приятного чтения)

Подробно о цифровой трансформации Южно-Сахалинска.

Сегодня в программе «Наш день» на телеканале АСТВ в 20.00 и в 22.00 смотрите интервью с куратором проекта цифровизации муниципалитета — Вячеславом Кожуховым.

Тема дня — цифровая трансформация областного центра.