Как мы уже говорили ранее, на сегодняшний день отобраны основные процессы для оптимизации и перевода в цифровой формат в рамках первого этапа цифровой трансформации. Почему остановились именно на этих процессах?
"Мы выделяем 5 критериев, каждый из которых обладает свойством достаточности, - говорит руководитель группы аналитиков Егор Бурцев. - Наличие хотя бы одного критерия уже является индикатором того, что можно начинать работать с процессом".
1) Процесс запускается регулярно, желательно – ежедневно. Регулярность и повторяемость процесса – один из главных критериев, обосновывающих применение BPMS систем, которые позволяют обеспечить автоматизацию смены статусов процесса, постановки задач и автоматизацию контроля их исполнения.

2) Процесс в какой-то мере является конвеерным, то есть этапность формализована, а последовательность действий четко определена и стандартна. Автоматизация исполнения – это следующий уровень зрелости управления процессами, которые уже устоялись, но все еще реализуются вне цифрового контура.

3) Существует межфункциональный или межведомственный стык, когда независимые друг от друга участники процесса взаимодействуют друг с другом в условиях ограниченного времени. Львиная доля потерь кроется именно в этом направлении, единая цифровая экосистема призвана устранить эти проблемы.

4) Процессы, где надзорному лицу/органу важно контролировать последовательное исполнение каждого этапа процесса, понимать в какой стадии он находится в тот или иной момент времени, какие этапы выбиваются из графика. Иными словами, там, где требуется обеспечение прозрачности и контроля, наши решения позволят дать объективную картину реального состояния процесса.

5) Наличие в процессе большого количества документов и информации, поток которых может быть заменен на управление верифицированными данными, исключая тем самым потери на согласование запросов, подписание документов и физическое перемещение документов, которое при таком подходе становится просто не нужно.

При этом сквозь все процессы красной линией проходит главная общая черта – это перегруженность сотрудников бюрократической работой. Поэтому один из основных ориентиров для нас – это устранение рутины, которая связана с многократным дублированием информации в различные инстанции, формированием шаблонных документов и запросов, подготовкой отчетов, данные для которых необходимо собирать вручную.

По процессу «Предоставление оперативной информации по вопросам ГО и ЧС» ведется прототипирование интерфейса, через который будут получать информацию задействованные службы муниципалитета. Если пойдет в тираж то интерфейс будет выглядеть так. Но главное – идет оптимизация самого процесса сбора данных – сейчас он представляет собой практически ручной труд с ежедневным обзвоном 14 разных компаний и ведомств. Как это произойдет расскажем в отдельной публикации, которую уже начали писать)

Наш еженедельный обзор ключевых новостей о цифровой трансформации в России

На больничный через Интернет
Сервис электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) заработал в России на Едином портале госуслуг. Информация будет поступать на портал госуслуг из Фонда социального страхования РФ. Пользователи на портале и в мобильном приложении смогут автоматически получать оповещения об открытии, продлении, закрытии и других изменениях, связанных с ЭЛН. Также в личном кабинете доступна информация о номере больничного листа, медицинской организации, враче, выдавшем документ, и периоде нетрудоспособности.
https://ria.ru/20201006/gosuslugi-1578467859.html

ЗАТО с умом
«Росатом» начал промышленную эксплуатацию систем «Умного города» в 11 городах присутствия госкорпорации. Цифровая платформа запущена в Железногорске, Зеленогорске (Красноярский край), Заречном (Пензенская область), Глазове (Удмуртская Республика), Новоуральске, Лесном, Заречном (Свердловская область), Снежинске, Трехгорном, Озерске (Челябинская область), Полярных Зорях (Мурманская область). Базовый функционал системы позволяет администрациям отслеживать исполнение задач коммунальными службами, жителям — получать информацию о работе городских служб, образовательных и культурных учреждений, полицейских участков, а депутатам — контролировать качество выполнения работ на своих территориях.
https://tass.ru/ekonomika/9647387

Обучение в один КЛИК
Университет Иннополис и Университет НТИ 20.35 запустили акселерационную программу «КЛИК» — обучение антикризисных лидеров и команд цифровой экономики. За два месяца слушатели обучатся компетенциям управления на основе данных и разработают цифровые проекты. Команды для обучения формируются из сотрудников госкомпаний, федеральных министерств, служб и агентств, а также госслужащих из региональных правительств. Обучение разделится на два трека: «Chief Data Officer — управление, основанное на данных» и «Дата-аналитик — технический архитектор цифровых решений».
https://bit.ly/30vdTMP

Федерация переходит на электронный бюджет
Подведены промежуточные итоги перехода госорганов на «Электронный бюджет». На настоящий момент сотрудники 324 кадровых служб центральных аппаратов и территориальных органов 32 ФОИВ осуществляют заполнение личных дел и ведение табеля в Единой системе, заносят приказы на прием, увольнение, отпуск, листки нетрудоспособности и другую необходимую информацию кадрового учета, подписывая ее электронной цифровой подписью. С 1 января 2021 года, после завершения третьего — финального этапа работы, к этой системе присоединятся еще 1822 территориальных органа и центральных аппарата 23 ФОИВ. Предполагается, что в итоге применять «Электронный бюджет» будут 55 ФОИВ и их территориальные органы — всего более 2 тыс. пользователей системы.
https://digital.gov.ru/ru/events/40122/

В пятницу состоялась встреча в Департаменте общественной безопасности и контроля, в ходе которой прошло обсуждение текущей и будущей работы по процессу “Муниципальный контроль за соблюдением правил благоустройства территории”.

Основная цель процесса – автоматизировать деятельность инспектора, то есть получение задания на выход, выполнение работы на месте, процессуальные действия, взаимодействие с заинтересованными лицами. Команда муниципалитета и консультантов РИР начала плотно работать над процессом, первые результаты будут представлены совсем скоро, следите за новостями📲💻

В конце прошлой неделе команда консультантов и цифровой трансформации вместе с разработчиками встретилась с сотрудниками Управления по делам ГО и ЧС г. Южно-Сахалинска в рамках работы над процессом “Предоставление оперативной информации по вопросам ГО и ЧС”.

Специалисты РИР представили предварительный графический дизайн будущей цифровой среды, которая будет объединять в себе все данные, присылаемые в управление из различных ведомств.

Стороны обсудили будущий функционал системы, каким образом можно автоматизировать сбор данных от всех служб города, как будет формироваться отчетность и статистика. Основной упор будет делаться на автоматизацию взаимодействия между всеми оперативными службами Южно-Сахалинска. Коллеги из Управления по ГО и ЧС внесли свои комментарии, а также предложения по дизайну и функционалу.

В чем была главная сложность при отборе процессов для цифровизации? На этот вопрос мы попросили ответить руководителя группы аналитиков Егора Бурцева.

- Главная сложность, к которой мы готовились и с которой столкнулись – это наличие кусочной автоматизации отдельных функций и этапов, которые не обеспечивают цифрового облика процесса в целом. Таким образом, мы вынуждены подробно исследовать каждую информационную систему, изучать, какие данные туда вносятся, какие выходят и как мы должны забирать их внутрь наших сервисов, чтобы обеспечить бесшовное цифровое взаимодействие всех участников процесса.

Выкладываем новый дайджест цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска.

Основные темы выпуска:
- Студенты СахГУ проведут практику в качестве волонтеров, помогая в работе по процессам и в их цифровизации
- Какие процессы в муниципалитете будут цифровизированы - публикуем полный список
- Дмитрий Гришин делится опытом цифровизации муниципалитетов в выступлении перед участниками федерального проекта "Кадры для цифровой экономики"
- А также новости, комментарии и много интересной полезной информации📝

773 рабочих процедуры на сегодняшний день включено в опись, которую формирует команда цифровой трансформации. Анализ процедур и создание реестра позволяет вытащить на свет абсолютную, а иногда и бессмысленную рутину, которой обычно переполнена любая организация, лишние и уже неактуальные системы, дублирующиеся функции. Всё это фиксируется, подсчитывается сколько эти операции съедают времени и ресурсов у сотрудников и формируются предложения по их оптимизации. Например, если для одной рабочей операции людям нужно вносить одну и туже информацию в пять различных информационных систем, то в процессе анализа такая проблема будет выявлена и предложен механизм ее решения. Всего в реестр будет включено 1200 процедур.

В Сахалинском государственном университете прокомментировали знакомство и участие студентов в процессе цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Как отметила проректор по воспитательной работе и социальным вопросам СахГУ Светлана Барышникова, участие студентов в проекте «Цифровой муниципалитет» поможет им, в первую очередь, получить новые навыки и компетенции. «Будущее, безусловно, за цифровыми проектами. И те, кто уже сейчас начинает осваивать новые направления – будут лидерами на рынке труда. Сейчас в проекте по внедрению цифровой трансформации в муниципалитетах принимают участие будущие информатики и управленцы. Именно им придется стать в авангарде, а может и даже разработчиками новых технологических решений и помочь городам стать более комфортными для их жителей», - сказала она. Напомним договоренность о том, что студенты ВУЗа ознакомятся и поучаствуют в работе по цифровой трансформации была достигнута руководством города и университета на прошлой неделе.

Нашли для вас настоящий архив знаний о цифровой трансформации.👨‍💻 Здесь есть всё – от анализа процессов до описания блокчейна, а также нормативные документа, статьи, описания, ссылки на онлайн ресурсы – в общем осторожно, можно там зависнуть надолго😉
https://cdto.wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%9D%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%B3%D0%B0%D1%82%D0%BE%D1%80

Одним из процессов, который уже сейчас переводится в цифровой формат в муниципалитете Южно-Сахалинска является «Аттестация муниципальных служащих». Это обязательная процедура, которую регулярно проходят все работники администрации. Процесс включает в себя достаточно много организационных вопросов за которые отвечает Департамент кадровой политики. Это и составление списков, направление уведомлений, сбор сведений о сотрудниках - практически всё происходит в ручном режиме. И даже сама аттестация полностью проходит на бумажных носителях. Цифровизация должна существенно сократить долю бумажной рутины.

«Мы надеемся, что удастся оцифровать весь этап аттестации максимально, то есть, что мы не можем в силу законодательства перевести в электронный вид, то оставляем на бумаге, там, где необходимы ручные подписи (аттестационный лист и отзыв об исполнении обязанностей), - говорит Валентина Шевченко, начальник отдела муниципальной службы и кадров Департамента кадровой политики. - Эти документы приобщаются к личному делу, они не могут быть у нас только в электронном виде. Остальные документы планируется в электронном формате направлять секретарю аттестационной комиссии, а также членам аттестационной комиссии. Мы прорабатываем вопрос о внедрении электронной системы, чтобы члены аттестационной комиссии могли на заседании в электронном виде посмотреть все материалы на аттестуемого, а не распечатывать на каждого кипу документов. Также стоит учитывать, что после аттестации все документы подлежат уничтожению, так как содержат персональные данные, а с использованием электронного формата эта проблема уйдет сама собой».

Кроме того, одна из задач перевести сами тесты в электронный формат. В частности, планируется создать банк из 200-300 вопросов, которые будут в случайном порядке выпадать служащим. Количество вопросов останется все также 50, в конце теста сотрудник сразу будет знать, сколько баллов он набрал.

Полностью интервью с В.Шевченко мы опубликуем в следующем номере нашего дайджеста цифровой трансформации.

Вчера прошла рабочая встреча с сотрудниками Департамента общественной безопасности и контроля администрации Южно-Сахалинска.

Специалисты представили графический интерфейс цифровой платформы, в которой в будущем планируется вести всю работу по процессам “Профилактика нарушений правил благоустройства” и “Муниципальный контроль за соблюдением правил благоустройства территории”.

Коллеги обсудили особенности функционала системы (предварительный просмотр карточки нарушения, возможность работы в оффлайн режиме, ведение статистики, способы выгрузки отчетностей и т.д.) и различные источники входа информации о нарушениях.

По итогам сформирован перечень комментариев для дальнешей проработки при создании цифровой платформы.

Наш еженедельный обзор главных событий в стране в сфере цифровой трансформации.

Услуги идут в Интернет
Владимир Путин поручил правительству обеспечить к 1 января 2023 года перевод в электронный формат массовых социально значимых государственных и муниципальных услуг, предусмотрев соответствующие изменения в национальных проектах. Доклад об этом необходимо делать раз в полгода начиная с 1 января 2021 года. Поручения даны по итогам совещания с членами правительства, состоявшегося 9 сентября 2020 года.
http://kremlin.ru/acts/assignments/orders/64198

Обучение цифре
Стартовал прием заявок на бесплатное обучение цифровым профессиям. Пройти обучение на курсах по программированию, цифровому маркетингу, большим данным и другим компетенциям цифровой экономики в 2020 году смогут 33 000 россиян из 48 регионов страны. Выдача персональных цифровых сертификатов от государства проводится в рамках федерального проекта «Кадры для цифровой экономики» нацпроекта «Цифровая экономика РФ».
Подать заявку на сертификат можно на сайте цифровойсертификат.рф. Получить его могут совершеннолетние граждане России, не достигшие пенсионного возраста, с законченным высшим или средним профессиональным образованием. Обучение проходит полностью в дистанционном формате.
https://bit.ly/3186PWx

Типовые программы для федеральных органов власти
Премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами». Согласно сообщению на сайте правительства, у российских госведомств появятся типовые программы цифровой трансформации. Они будут согласовываться с Минцифры и утверждаться президиумом правительственной комиссии по цифровому развитию.
http://static.government.ru/media/files/PmS49R3XvRyqFjxbcEkILUTuQPyOO83B.pdf

Новые возможности в сфере связи
Президент подписал закон, расширяющий полномочия регионов в сфере развития связи. Согласно документу, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления теперь вправе участвовать в реализации иных мероприятий, направленных на создание, развитие, эксплуатацию сетей связи и сооружений связи на территориях соответствующих субъектов Российской Федерации, муниципальных образований. Ранее они могли лишь содействовать организациям связи.
https://d-russia.ru/zakonoproekt-rasshirjajushhij-polnomochija-regionov-v-sfere-razvitija-svjazi-prinjat-v-tretem-chtenii.html

Принял заявление в электронном виде в одной системе, распечатал, отсканировал, завел в другую, присвоил номер… Когда ты в самом процессе, то для тебя все действия могут казаться абсолютно нормальными; если посмотреть со стороны, то логики, конечно, мало в переводе документа из электронного в печатный вид, а потом снова в электронный. И как раз предварительное анкетирование, изучение рабочих процедур, анализ процессов позволяют выявлять такие «лишние» операции, несоответствия, чтобы потом исправить процесс в ходе последующей цифровизации.

Продолжается подготовка к цифровизациии процесса «Предоставление оперативной информации по вопросам ГО и ЧС". Накануне состоялась очередная встреча группы консультантов и сотрудников профильных подразделений на которой обсуждались детали работы и прототипы программного интерфейса. Напомним, что в результате должна произойти оптимизация и автоматизация процесса сбора оперативной информации со стороны дежурно-диспетчерских служб и ведения статистики.

Нашли неплохое исследование РАНХиГС по организационной структуре цифровой трансформации в государственном секторе. Авторы рассмотрели как зарубежный опыт, так и российскую практику федеральных, региональных и муниципальных ведомств. В издании представлены закономерности и лучшие практики, а также сформированы общие рекомендации по совершенствованию организационно-штатной структуры. Точно не будет лишним руководителям кадровых подразделений и всем, кто интересуется опытом цифровой трансформации.

Накануне премьер-министр РФ Михаил Мишустин в очередной раз остановился на высоких темпах цифровой трансформации государственного и муниципального управления. Выступая на форуме «Открытые инновации», он отметил, что «система предоставления госуслуг будет и дальше совершенствоваться. Становиться более удобной, понятной и простой. Мы продолжим выстраивать новый, цифровой контур взаимодействия между людьми и государством».
https://ria.ru/20201020/gosuslugi-1580648558.html

Студенты Сахалинского государственного университета познакомятся с проектом подготовки к цифровой трансформации Южно-Сахалинска «Цифровой муниципалитет». Соответствующая договоренность достигнута между руководством города и вуза. Будущие специалисты смогут на практике разобраться, как осуществляется анализ и моделирование рабочих процессов, повышение эффективности функций, разработка цифровых решений.
https://yuzhno-sakh.ru/dirs/70/18222

Дорожная карта следующего этапа цифровизации муниципалитета составлена почти 70%. На сегодняшний день проанализировано и внесено в реестр 880 процедур из 1200, предусмотренных проектом. Как мы уже рассказывали процедуры протоколируются в том числе на основе первичного анкетирования, через которое прошли все сотрудники мэрии и подведомственных организаций.

Напомним, что представляет из себя такой разбор. Каждая функция на основе анкетирования и последующего разговора с ее владельцем раскладывается на этапы выполнения с указанием времени по каждому из них. Там же указываются сведения о документах, которые регламентируют функцию, данные, которые являются результатами работы функции и так далее. Поскольку в ходе анкетирования не все поля были заполнены, то каждое такое описание связано с уточнением деталей и возможных нестыковок, которые сразу видит глаз опытного аналитика. В результате после обработки всех 1200 процедур у муниципалитета на руках будет дорожная карта дальнейшей цифровизации.

Интересное интервью замминистра цифрового развития Дмитрия Огуряева о цифровизации госуслуг. Достаточно практично о том, как государство планирует развивать эту сферу и на какие параметры ориентируется.
https://www.tadviser.ru/a/556667