Небольшой фоторепортаж с первого дня стратегической сессии для сотрудников муниципалитета и подведомственных организаций. В связи с эпидемиологической обстановкой и требованиями по ограничению численности мероприятий в 50 человек, сессии проходят параллельно в двух залах, между которыми обеспечена видеоконференцсвязь.
Сегодня ещё 300 человек проходят первую часть стратегической сессии в рамках цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Накануне один из ведущих российских бизнес-тренеров Мадлен Батурина, которая проводит сессии, рассказала о содержании мероприятия и дальнейших шагах.
О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.
О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.
О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.
О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.
О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.
О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.
О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.
О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.
Полным ходом идет перевод в цифровой формат десяти пилотных процессов. На сегодняшний день по многим из них уже созданы прототипы интерфейсов, идет тестирование программ и отладка разработчиками. Цифровизация позволит значительно повысить качество и скорость работу, ускорит согласования избавит от многочисленных бумаг. Покажем несколько скриншотов, как уже скоро будут выглядеть привычные процессы в новом облике.
Побеседовали с Александром Поповым, заместителем директора Департамента городского хозяйства, участником команды поддержки изменений, который работает над проектом «Сокращение времени подготовки и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов»
- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Контрактная деятельность является одним из основных направлений не только в нашем департаменте, но и в остальных подразделениях администрации, и этот процесс требует значительных трудовых ресурсов.
- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Длительный процесс согласования, ошибки в документации.
- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- На мой взгляд существенно упростило бы процесс, если бы существовала некая база актуальных типовых контрактов по направлениям закупок департамента, а согласование проходило бы электронной форме. Также необходимо пересмотреть саму модель прохождения процесса создания и согласования муниципального контракта.
- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- На создание и согласование проекта контракта будет уходить не более 8 часов, а ошибки в документации будут исключены.
- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно- Сахалинска?
- Безусловно, чем быстрее готовится и согласовываться закупочная документация, тем быстрее проходят торги и определяются поставщики. Соответственно вопросы благоустройства, пассажирского транспортного обслуживания, ЖКХ и т.д., которые прямо влияют на качество жизни населения, будут решаться быстрее.
- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Я вижу в этом возможность запустить «перезагрузку» устоявшихся процессов, модель протекания которых на мой взгляд, утратила свою актуальность. Хочу минимизировать бумажную волокиту и уйти от такого понятия «так всегда делали».
- Как бы вы могли оценить взаимодействие с командой консультантов РИР?
- Всегда приятно работать с профессионалами, поэтому на пять баллов.
- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Контрактная деятельность является одним из основных направлений не только в нашем департаменте, но и в остальных подразделениях администрации, и этот процесс требует значительных трудовых ресурсов.
- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Длительный процесс согласования, ошибки в документации.
- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- На мой взгляд существенно упростило бы процесс, если бы существовала некая база актуальных типовых контрактов по направлениям закупок департамента, а согласование проходило бы электронной форме. Также необходимо пересмотреть саму модель прохождения процесса создания и согласования муниципального контракта.
- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- На создание и согласование проекта контракта будет уходить не более 8 часов, а ошибки в документации будут исключены.
- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно- Сахалинска?
- Безусловно, чем быстрее готовится и согласовываться закупочная документация, тем быстрее проходят торги и определяются поставщики. Соответственно вопросы благоустройства, пассажирского транспортного обслуживания, ЖКХ и т.д., которые прямо влияют на качество жизни населения, будут решаться быстрее.
- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Я вижу в этом возможность запустить «перезагрузку» устоявшихся процессов, модель протекания которых на мой взгляд, утратила свою актуальность. Хочу минимизировать бумажную волокиту и уйти от такого понятия «так всегда делали».
- Как бы вы могли оценить взаимодействие с командой консультантов РИР?
- Всегда приятно работать с профессионалами, поэтому на пять баллов.
01-04_newsletter_Sakhalin_#10_F.pdf
3 MB
Новый выпуск дайджеста цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска доступен для скачивания.
В свежем номере:
- Для чего проводятся стратсессии и к каким результатам нужно стремиться
- Чему обучались руководители подразделений на недавних тренингах
- Как выглядят интерфейсы цифровизируемых процессов
- А также новости, комментарии и много интересной и полезной информации
Приятного чтения)
В свежем номере:
- Для чего проводятся стратсессии и к каким результатам нужно стремиться
- Чему обучались руководители подразделений на недавних тренингах
- Как выглядят интерфейсы цифровизируемых процессов
- А также новости, комментарии и много интересной и полезной информации
Приятного чтения)
Forwarded from Официальный Южный
Сегодня в программе «Наш день» на телеканале АСТВ в 20.00 и в 22.00 смотрите интервью с куратором проекта цифровизации муниципалитета — Вячеславом Кожуховым.
Тема дня — цифровая трансформация областного центра.
Тема дня — цифровая трансформация областного центра.
В чём смысл цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска, какие результаты уже есть, и каких ещё ждет администрация города - интервью с директором МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" Вячеславом Кожуховым.
ASTV.RU
Мэрия Южно-Сахалинска: "Идём к меньшей бумажной волоките и большей эффективности в работе"
В эфире программы "Наш День" поговорили о цифровизации и её главных задачах
В администрации Южно-Сахалинска завершен анализ и опись 1200 рабочих процедур, осуществляемых сотрудниками различных структурных подразделений. Это необходимый шаг в дальнейшей цифровой трансформации муниципалитета. Он позволит сгруппировать рабочие операции по различным признакам, выделить сквозные процессы и определить дальнейшие направления работы.
"За два месяца проведена огромная аналитическая работа, которая включала в себя анкетирование 600 сотрудников, последующий анализ данных, выявление потерь, простоев, лишних процедур, состоялись десятки встреч с коллегами из муниципалитета по уточнению всех вопросов. Справиться за такой срок получилось только благодаря поддержке со стороны работников администрации и нашей общей заинтересованности в будущем результате", — отметил руководитель проекта Дмитрий Гришин. По его словам, подготовленная опись по сути является дорожной картой последующей цифровизации управления городом.
https://sakhalin.info/news/198915/
"За два месяца проведена огромная аналитическая работа, которая включала в себя анкетирование 600 сотрудников, последующий анализ данных, выявление потерь, простоев, лишних процедур, состоялись десятки встреч с коллегами из муниципалитета по уточнению всех вопросов. Справиться за такой срок получилось только благодаря поддержке со стороны работников администрации и нашей общей заинтересованности в будущем результате", — отметил руководитель проекта Дмитрий Гришин. По его словам, подготовленная опись по сути является дорожной картой последующей цифровизации управления городом.
https://sakhalin.info/news/198915/
SAKHALIN.INFO
В южно-сахалинской администрации проанализировали и описали 1200 процедур
В администрации Южно-Сахалинска завершен анализ и опись 1200 рабочих процедур, осуществляемых сотрудниками различных структурных подразделений. Это необходимый шаг в дальнейшей цифровой трансформации муниципалитета. Он позволит сгруппировать рабочие опера...