Подоспел свежий кейс, спешу поделиться
ИП на ОСНО, ювелирный бизнес с двумя направлениями: переработка и торговля. Функции главбуха доверил одному из своих бухгалтеров, который раньше вел один из участков, но что-то пошло не так. Несколько месяцев руководитель не мог получить от главбуха книгу учета доходов и расходов. Оказалось, что главбух не могла подбить данные, чтобы корректно ее сформировать.
Клиент заподозрил неладное и для начала попросил своего же бухгалтера по зарплате посмотреть базу. Она покопалась и сообщила, что там далеко непорядок. Тогда ИП нанял нас для восстановления учета.
Что мы смогли выяснить:
1. Данные в бухгалтерскую базу поступали из двух других: производственной и торговой. Выгрузкой занималась менеджер, которая понятия не имела, что и для чего она делает. Ей просто поручили нажимать определенный набор кнопок.
2. По всей видимости данные выгружались некорректно (этот момент еще анализируем), а главбух не сопоставляла данные из базы с документами, что прилетело в программу то прилетело, значит так и должно быть. В итоге не были отражены расходы за 2023 год аж на 20 миллионов рублей. Себестоимость формировалась с минусом и грозила переплата НДФЛ в 2,5 миллионов рублей.
Мы сопоставили все данные, привели расходы в порядок, налог пересчитали. Сейчас еще смотрим, что там с НДС.
На примере этой истории я хочу обозначить несколько проблем, с которыми часто приходится сталкиваться:
❌ Бухгалтер не включает голову, а работает механически. «Так программа посчитала», «так выгрузилось». А по какому принципу она считала, что там вообще должно выгружаться и что с этим делать дальше – это неинтересно. Автоматизация – это отлично, но технологии пока не достигли такого уровня, чтобы совсем исключить из процесса человеческие мозги. Да и вряд ли достигнут, сколько бы нас ни пугали, что искусственный интеллект скоро лишит бухгалтеров работы. Думающих и проактивных не лишит.
❌ Проблемы замалчиваются. Как только главбух поняла, что не справляется с задачей, нужно было сразу обозначить проблему и начать разбираться в чем дело, а не тянуть месяцами. Не тот бухгалтер плох, который что-то не понял или не смог – все мы люди, а тот, кто забил на это и ничего не делает.
❌ Бухгалтеру слишком доверяют. В этой истории, кстати, руководитель поступил грамотно хотя бы попросив мнение другого бухгалтера, что позволило ему вовремя отреагировать и предпринять действия. Мы всегда топим за инициативный аудит и как бы вы ни доверяли своим сотрудникам, тут как у врача – второе мнение никогда не помешает, а только подстрахует.
❌ Не пишут инструкции при автоматизации каких-то процессов. Когда-то может ТЗ писал бывший главбух и выгрузку на тот момент настроили корректно. Главбух ушел, новые сотрудники уже не знают что и для чего там делается и им это неинтересно. Нужна подробная инструкция, чтобы ответственные сотрудники знали, что откуда берется, по какому принципу и что с этим делать дальше.
#кейсы
ИП на ОСНО, ювелирный бизнес с двумя направлениями: переработка и торговля. Функции главбуха доверил одному из своих бухгалтеров, который раньше вел один из участков, но что-то пошло не так. Несколько месяцев руководитель не мог получить от главбуха книгу учета доходов и расходов. Оказалось, что главбух не могла подбить данные, чтобы корректно ее сформировать.
Клиент заподозрил неладное и для начала попросил своего же бухгалтера по зарплате посмотреть базу. Она покопалась и сообщила, что там далеко непорядок. Тогда ИП нанял нас для восстановления учета.
Что мы смогли выяснить:
1. Данные в бухгалтерскую базу поступали из двух других: производственной и торговой. Выгрузкой занималась менеджер, которая понятия не имела, что и для чего она делает. Ей просто поручили нажимать определенный набор кнопок.
2. По всей видимости данные выгружались некорректно (этот момент еще анализируем), а главбух не сопоставляла данные из базы с документами, что прилетело в программу то прилетело, значит так и должно быть. В итоге не были отражены расходы за 2023 год аж на 20 миллионов рублей. Себестоимость формировалась с минусом и грозила переплата НДФЛ в 2,5 миллионов рублей.
Мы сопоставили все данные, привели расходы в порядок, налог пересчитали. Сейчас еще смотрим, что там с НДС.
На примере этой истории я хочу обозначить несколько проблем, с которыми часто приходится сталкиваться:
❌ Бухгалтер не включает голову, а работает механически. «Так программа посчитала», «так выгрузилось». А по какому принципу она считала, что там вообще должно выгружаться и что с этим делать дальше – это неинтересно. Автоматизация – это отлично, но технологии пока не достигли такого уровня, чтобы совсем исключить из процесса человеческие мозги. Да и вряд ли достигнут, сколько бы нас ни пугали, что искусственный интеллект скоро лишит бухгалтеров работы. Думающих и проактивных не лишит.
❌ Проблемы замалчиваются. Как только главбух поняла, что не справляется с задачей, нужно было сразу обозначить проблему и начать разбираться в чем дело, а не тянуть месяцами. Не тот бухгалтер плох, который что-то не понял или не смог – все мы люди, а тот, кто забил на это и ничего не делает.
❌ Бухгалтеру слишком доверяют. В этой истории, кстати, руководитель поступил грамотно хотя бы попросив мнение другого бухгалтера, что позволило ему вовремя отреагировать и предпринять действия. Мы всегда топим за инициативный аудит и как бы вы ни доверяли своим сотрудникам, тут как у врача – второе мнение никогда не помешает, а только подстрахует.
❌ Не пишут инструкции при автоматизации каких-то процессов. Когда-то может ТЗ писал бывший главбух и выгрузку на тот момент настроили корректно. Главбух ушел, новые сотрудники уже не знают что и для чего там делается и им это неинтересно. Нужна подробная инструкция, чтобы ответственные сотрудники знали, что откуда берется, по какому принципу и что с этим делать дальше.
#кейсы